Hong DangCho dù bạn là một CEO hay một Manager mới, biết cách phối hợp và làm việc với cộng sự là một phần quan trọng để bạn đảm đương thành công vị trí quản lý của mình. Nhưng đối với các nhà quản lý mới và chưa có nhiều kinh nghiệm điều hành, việc quản lý được yếu tố con người trong tổ chức cùng tất cả những khát vọng nghề nghiệp của nhân sự là một việc không dễ dàng.
Quản lý con người luôn là một vấn đề chủ chốt được quan tâm hàng đầu trong các doanh nghiệp. Đây là một chủ đề rộng lớn bao gồm việc tổ chức, sắp xếp nhân sự, giải quyết các vấn đề và phát triển đội ngũ nhân viên. Những kỹ năng quản lý liên quan đến con người bao gồm khả năng làm trung gian hòa giải xung đột tính cách giữa các thành viên trong tổ chức nhằm hình thành nên hệ thống nhân lực hiệu quả. Công ty nào cũng cần một đội ngũ quản lý bởi bản thân nhân viên không thể tự thực thi chiến lược của công ty một cách nhịp nhàng. Và, đằng sau những nhân viên đó phải có những người quản lý để hỗ trợ họ tự quản lý quá trình phát triển bản thân và các vấn đề liên quan. Về lý thuyết là như thế nhưng trong thực tế các vấn đề liên quan đến con người rất đa dạng, không chỉ những manager mới mà những nhà quản lý lâu năm vẫn có thể lúng túng trước một vài tình huống. Vậy đâu là những điều bạn cần quan tâm hàng đầu với chiến lược quản lý con người của mình?
Chúng ta thường nghĩ rằng việc lắng nghe có hiệu quả nên xảy vào giữa hai thời điểm bắt đầu và kết thúc cuộc trò chuyện. Trong đó, điều cần làm là ngồi xuống, chăm chú nghe, giao tiếp bằng mắt, ghi chú đầy đủ và đợi người đối diện nói xong trước khi ta bắt đầu nói chuyện. Nhưng những kỹ năng lắng nghe có thể luyện tập đó là chưa đủ với những nhà quản lý.
Ở vị trí cấp trên của một ai đó, việc lắng nghe của bạn phải bắt đầu từ trước khi bạn ngồi xuống để nói chuyện với họ. Chìa khóa để việc lắng nghe có hiệu quả là bạn phải có tinh thần cởi mở và không vội vàng kết luận trước hoặc trong khi trò chuyện.
Điều này có nghĩa là bạn không thể tự phán đoán bằng những kinh nghiệm và hiểu biết của bản thân rằng nhân viên đang nghĩ gì, vấn đề của họ ra sao, hoặc giải pháp cho vấn đề của họ là thế nào… Nói đơn giản là bạn phải buông bỏ những định kiến của mình và điều cần làm là phải biết hỏi han họ. Ngay cả khi nguyên nhân của vấn đề đã quá rõ ràng, thì một người quản lý tuyệt vời vẫn sẵn sàng lắng nghe với mục đích hiểu càng nhiều càng tốt về tình huống đã xảy ra, thay vì chỉ chăm chăm nói ngay vào giải pháp xử lý. Nên nhớ một nguyên tắc là, khi chuẩn bị cho các cuộc họp, đừng bao giờ nghĩ rằng bạn đã biết tất cả các câu trả lời.
Khi các nhân viên gặp vấn đề tại công ty, bạn sẽ là người giúp họ giải quyết chúng. Nhưng không phải tất cả các vấn đề đều được tạo ra như nhau. Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề tại nơi làm việc thường thuộc hai phạm trù: cá nhân và tổ chức. Cả hai loại có thể biểu hiện giống nhau nên bạn phải hiểu được sự khác biệt để có cách phản ứng phù hợp. Ứng xử với một vấn đề của tổ chức như cách với một vấn đề cá nhân sẽ giống như bạn đang cố gắng dán một miếng băng cá nhân để che đi chỗ vỡ của ô cửa kính. Tương tự, xử lý một vấn đề cá nhân như một vấn đề ở tầm tổ chức cũng giống như việc sửa sang lại nhà bếp gia đình nhưng lại nhằm mục đích trở thành đầu bếp chuyên nghiệp.
Vậy những vấn đề của nhân viên có thể xảy ra là gì? Các vấn đề cá nhân có thể là khối lượng công việc quá tải, tiến độ phát triển bản thân không tốt, không hài lòng với đồng nghiệp, không thích dự án được phân công… Khi những vấn đề này xảy ra, bạn hoàn toàn có thể tư vấn cho nhân viên khắc phục được chúng bằng kỹ năng quản lý con người của mình mà không cần động thái điều chỉnh to lớn nào về nhân sự.
Ngược lại, các vấn đề ở cấp độ tổ chức thì khác. Nếu đã phát sinh, chúng luôn tồn tại và không thể được giải quyết như đối với những vấn đề cá nhân của một nhân viên. Những vấn đề về tổ chức có thể là việc một đội nhóm thường xuyên không đáp ứng yêu cầu công việc và làm chậm trễ tiến độ chung, quy trình phối hợp làm việc giữa các thành viên chưa hợp lý, vấn đề đấu đá nội bộ hoặc không hòa hợp giữa các thành viên trong nhóm khiến hiệu suất làm việc giảm, nhân viên cảm thấy không có quyền kiểm soát với các dự án công việc hay con đường sự nghiệp của họ…
Bạn hãy lưu ý rằng, những vấn đề ở cấp độ doanh nghiệp này đều là những vấn đề cố hữu trong tổ chức của công ty. Là người quản lý, bạn cần sử dụng kỹ năng quản lý con người của mình để thấu hiểu vấn đề tổ chức đằng sau chúng, trong khi vẫn quản lý được từng con người cá thể để giữ được nhân sự tồn tại ổn định cho đến khi vấn đề thật sự được khắc phục.
Để giao tiếp với nhân viên và đồng cảm với họ, bạn phải hiểu được điều gì thu hút họ đến với vị trí công việc của mình và đâu là niềm vui họ có từ công việc đó. Mục đích là một phần rất quan trọng trong việc khiến mọi người hài lòng với môi trường làm việc và là yếu tố thúc đẩy họ thành công, hướng bản thân tới hình ảnh chuyên nghiệp hơn. Biết lý do tại sao một nhân viên cảm thấy được kết nối với vị trí của họ và lý do tại sao họ được truyền cảm hứng để trở thành một cá nhân đóng góp cho doanh nghiệp sẽ giúp người quản lý biết được cách hỗ trợ họ thành công hơn, cũng là mang lại lợi ích cho công ty.
Ai cũng muốn được làm việc trong những dự án mà họ tin rằng mình có thể làm tốt, và khi nhân viên có cơ hội làm những việc đúng với khả năng, họ sẽ cảm thấy gắn kết hơn với công việc. Xác định chính xác những gì một nhân viên yêu thích về vai trò của họ hoặc lý do tại sao họ đang phấn đấu để được thăng tiến hay đảm nhận một vai trò mới sẽ cho phép bạn xây dựng được khung giải pháp cụ thể cho nhân viên đó, giúp họ thấy được cách bạn sẽ đưa họ đến gần với mục tiêu họ đặt ra như thế nào.
Ví dụ, một nhóm hai nhân viên đang gặp khó khăn với dự án mà họ được giao. Một người không quan tâm đến kết quả cuối cùng của dự án và không có động lực để hoàn thành công việc. Người kia yêu thích dự án và việc làm việc nhóm nhưng lại không hòa hợp người còn lại. Cách giải quyết gợi ý ở đây sẽ là người đầu tiên có thể phải rời dự án hoàn toàn, hoặc ít nhất là được giao công việc khác để giúp họ đi theo hướng phù hợp với sở thích của họ. Trong trường hợp người thứ hai được chuyển sang dự án khác, điều đó có nghĩa họ phải rời khỏi công việc mà họ yêu thích, nên người quản lý phải đảm bảo rằng dự án mới cũng sẽ truyền được cảm hứng cho họ. Còn nếu sau những điều chuyển đó mà cả hai nhân viên vẫn có vấn đề, thì có lẽ họ có những mục tiêu khác hoặc vẫn còn những vấn đề sâu xa hơn mà người quản lý chưa hiểu hết.
Mặc dù khen ngợi có vẻ dễ dàng hơn là chỉ trích, nhưng các nghiên cứu cho thấy lý thuyết này rất khó để duy trì tại môi trường làm việc. Một cuộc khảo sát cho thấy 44% các nhà quản lý đã thừa nhận việc phải đưa ra phản hồi tiêu cực với nhân viên khiến họ cảm thấy căng thẳng, nhưng gây sốc hơn là có đến 40% quản lý còn không bao giờ đưa ra phản hồi tích cực cho nhân viên của họ.
Nhân viên cần có sự cân bằng giữa khen ngợi và phê bình để phát triển. Nếu bạn chỉ khen ngợi khi họ làm việc tốt, bạn chẳng khác nào một bù nhìn khiến nhân viên thất vọng vì bạn không giúp họ phát triển. Nhưng nếu chỉ có những lời chỉ trích thì nhân viên của bạn sẽ trở nên khó chịu và mất tinh thần.
Tạp chí Harvard Business Review cho biết một nguyên tắc chung nên áp dụng là khen ngợi nên nhiều hơn chỉ trích, và thực tế cho thấy các nhóm nhân viên có kết quả tốt thường nhận được lời khen ngợi thường xuyên. Điều này không có nghĩa là bạn nói dối nhân viên về việc họ đang làm tốt như thế nào hoặc bỏ qua những nhận xét mang tính xây dựng. Thay vào đó, bạn cần nhận biết khi nào, ở đâu và làm thế nào để khen ngợi nhân viên. Những nỗ lực của họ cần được khen thưởng thường xuyên và kịp thời. Khen ngợi công khai, khen ngợi riêng tư hoặc tưởng thưởng đặc biệt là các công cụ quản lý con người để xây dựng lòng tin và tinh thần cho đội ngũ.
Chỉ trích cũng vậy, giống như khen ngợi, bạn nên đưa ra đúng lúc. Thay vì chỉ đơn giản chỉ ra lỗi, những nhà quản lý giỏi sẽ giúp nhân viên tìm ra giải pháp khắc phục những điểm yếu của họ. Bằng cách hỗ trợ nhân viên đặt ra các mục tiêu mới, bạn sẽ cho họ thấy rằng bạn tin tưởng vào khả năng cải thiện của họ và sẵn sàng giúp họ sửa sai. Chỉ cần nhớ thêm một điều nhỏ là luôn kết thúc buổi góp ý bằng những lời động viên tích cực nhé!
Cho dù buổi trao đổi đó có nhiều vấn đề hay nhiều căng thẳng, bạn cũng nên kết thúc cuộc trò chuyện bằng câu hỏi: “Còn điều gì khác không?”.
Đó sẽ là cơ hội cho nhân viên nêu ra những điều đang là thách thức lớn với họ và đề nghị sự giúp đỡ từ sếp thay vì phải đợi đến cuộc họp lớn hơn. Điều này cũng giúp bạn theo dõi được quá trình phát triển và công việc của nhân viên mà không khiến họ cảm thấy như bị quản lý quá chi tiết.
Đây là một mẹo thú vị để các nhà quản lý dễ dàng xây dựng niềm tin với đội ngũ nhân sự của mình và trở thành một người quản lý tốt hơn. Nó cho thấy rằng bạn quan tâm và muốn biết về các vấn đề của nhân viên, ngay cả khi nó không có trong nội dung bạn tính trao đổi trong cuộc gặp. Quản lý con người dựa trên mối quan hệ giữa các cá nhân, và biết cách vun đắp cho những mối quan hệ đó trong mỗi cuộc họp hay trao đổi công việc là một cách tuyệt vời để kết nối gần hơn với đội ngũ.
Vẫn có nhiều trường hợp các nhân viên đang làm việc suôn sẻ, đột nhiên một ngày họ phạm sai lầm đáng kể. Vì người quản lý không thường xuyên nói chuyện với họ, họ sẽ rơi vào lúng túng và lo lắng, không biết nên xử lý thế nào, tìm lời khuyên ở đâu và phỏng đoán không chính xác về những phản ứng của sếp với họ.
Vậy nên, những người quản lý giỏi sẽ có khả năng ngăn chặn được việc đưa nhân viên của họ vào tình huống căng thẳng như thế chỉ bằng cách kiểm tra ngẫu nhiên ngay cả khi không có điều gì bất thường. Những cuộc gặp gỡ họp nhóm định kỳ để cập nhật liên tục công việc cần được lên lịch để các bên có cơ hội giao tiếp và hiểu nhau hơn.
Khoảng thời gian lý tưởng để họp mặt định kỳ là mỗi tuần một lần, nhưng cũng có thể hai tuần một lần nếu không thu xếp được. Những cuộc gặp gỡ 1:1 giữa sếp và nhân viên cũng rất cần thiết và không cần phải sắp xếp phức tạp. Đó có thể là nơi để bạn kiểm tra các mục tiêu và tìm hiểu nhân viên của mình đang làm việc thế nào một cách dễ chịu nhất. Bạn sẽ có khả năng dập được đốm lửa mới nhen nhóm trước khi chúng bùng cháy đe dọa nhấn chìm cả một dự án hoặc mối quan hệ khách hàng.
Khi các nhà quản lý giỏi quyết định can thiệp vào một điều gì đó là khi chúng thật sự cần thiết để giữ cho các đội nhóm hoạt động hiệu quả và nhân viên có động lực. Người quản lý giỏi phải luôn luôn ở thế chủ động với tất cả mọi động thái của nhân sự, và chính bản thân người quản lý đó cũng phải cảm thấy hài lòng với công việc của mình. Nhân sự sẽ khó mà tự mình giải quyết một cách toàn vẹn mọi vấn đề của họ để có thể phát triển đi đến mục tiêu nghề nghiệp, và nhiệm vụ của người quản lý là đưa họ đến đó. Với tư cách là một nhà lãnh đạo dẫn dắt đội ngũ của mình, bạn phải có trách nhiệm chủ động trong việc quản lý các khía cạnh liên quan đến yếu tố con người trong hoạt động của doanh nghiệp.
Bài viết độc quyền của Tạp chí Nữ Doanh Nhân | Text: JV
Đọc thêm:
s://nudnhan.net/ha-mong-neu-muo-cap-duoi-thau-hieu-va-cam-thong.html