Hong DangNhân viên muốn làm việc hiệu quả, nhưng đôi khi sự quyến rũ của những hoạt động lãng phí thời gian khiến họ trở nên u lì và mất đi năng suất vốn có. Đâu là cách để các nhà lãnh đạo giúp nhân viên của mình đi đúng hướng và hoàn thành công việc tốt nhất có thể?
Theo một nghiên cứu, khoảng 89% nhân viên lãng phí ít nhất một số thời gian cụ thể tại nơi làm việc mỗi ngày. 31% tiêu tốn khoảng 30 phút, 10% dành hơn 2 đến 3 giờ một ngày chỉ để giải trí hoặc lướt điện thoai, nhất là vào khoảng thời gian hoàn thành “deadline” và chờ đợi sếp kiểm duyệt. Điều đó suy ra rằng có đến hơn 15 giờ mỗi tuần họ đã làm lãng phí năng suất. Nếu người chủ không cung cấp đủ lượng công việc, thì bản thân là nhân viên, bạn cần tìm ra những vai trò mới và tạo nên những bước ngoặt phát triển cho chính mình.
Thỉnh thoảng nghỉ ngơi là việc rất hữu hiệu để tinh thần và đầu óc được thả lỏng, nhưng quá nhiều thời gian nghỉ ngơi sẽ dẫn đến năng suất thấp, tinh thần trì trệ và làm giảm khả năng nhân viên muốn gắn bó với công ty. Vì vậy các nhà lãnh đạo cần phải “bước vào” trước khi mọi thứ thoát ra khỏi tầm tay và giúp nhân viên của mình đi đúng hướng.
Đặt mục tiêu năng suất cụ thể
Nhân viên – ngay cả những người tự bắt đầu tốt nhất cũng cần có mục tiêu để làm việc theo đúng hướng. Vì vậy, hãy đặt ra cho họ một mục tiêu cụ thể vào những mốc thời gian nhất định, vừa đào tạo vừa cung cấp cho nhân viên những thử thách mới sẽ giúp họ có ý chí để vượt qua thử thách đó. Những người không cảm thấy như họ được hỗ trợ từ người quản lý sẽ cảm thấy căng thẳng hơn là có động lực. Cung cấp cho người lao động các công cụ họ cần cho việc giải quyết công việc, chia sẻ những câu trả lời và phản hồi có ích, từ đó nhân viên sẽ hướng đến mục tiêu mà bạn đã thiết lập và hoàn thành nó một cách tốt nhất.
Lên lịch các tác vụ theo khối
Cùng một loại công việc phải mất khoảng thời gian tương tự để hoàn thành. Giúp nhân viên tạo các mốc thời gian cho các loại dự án khác nhau để họ biết mọi thứ nên di chuyển nhanh như thế nào trên chính bàn làm việc của họ.
Giả sử, giúp nhân viên phát triển lịch trình theo các dự án từ phỏng vấn khách hàng đến phát triển nội dung rồi thiết kế đồ họa, xác định khoảng thời gian cụ thể mà mỗi bước cần làm và hoàn thành, sau đó chỉ định thời hạn cho mỗi phần từ những tác vụ nhỏ đến lớn. Khi nhân viên hiểu dự án mất bao lâu để hoàn thành từng phần, họ sẽ thôi đấu tranh giữa việc làm-chơi và tập trung vào dự án. Luồng nỗ lực này cần ổn định để giúp ngăn cản nhân viên rơi vào chu kỳ làm thêm giờ để bù đắp cho sự trì hoãn trước đó, nhất là đối với những nhân viên không theo kế hoạch và thường làm việc tùy hứng.
Cho nhân viên thấy mức độ ảnh hưởng của họ đến toàn bộ công ty
Những nhân viên lãng phí thời gian thường có xu hướng nghĩ rằng có mình hay không thì dự án cũng sẽ hoàn thành đúng hạn, vì vậy bất kể họ làm tốt thế nào, đối với họ công ty và đồng nghiệp vẫn là những người giỏi hơn và làm tốt nhất.
Trong trường hợp này, vấn đề không phải là về quản lý thời gian – đó là về sự tham gia của nhân viên. Giữ nhân viên trong những vòng lặp lại của công việc có chu trình, và kết hợp công việc của họ với những thành tựu đó. Ghi nhận sự đóng góp của các nhân viên và phòng ban xuất sắc, và đừng quên thường xuyên giao tiếp với họ về sứ mệnh của công ty cũng như sứ mệnh của họ để họ nhận ra mình quan trọng như thế nào trong một tập thể.
Tiền thưởng cũng là một cách tốt đẹp để khen ngợi cá nhân cho những nhân viên cố gắng và tiềm năng. Càng nhiều nhân viên thấy được tác động công việc cũng như bản thân họ đối với công ty, họ sẽ càng trở nên năng động hơn để làm việc chăm chỉ và phát triển bản thân. Điều này đặc biệt đúng khi nói đến các đội làm việc cùng nhau. Một số nhân viên đấu tranh để xem kết nối giữa công việc và mục tiêu của công ty, nhưng khi họ thấy năng suất của họ ảnh hưởng đến đồng nghiệp, họ sẽ cảm thấy có động lực hơn để giúp đội của họ phát triển mạnh mẽ.
Có thể bạn quan tâm: