Annam Gourmet_2020.12.31

Quản lý doanh nghiệp từ xa thế nào khi phải “work from home”?

Câu trả lời xoay quanh những gì người lãnh đạo và các quản lý cần làm để “giải phóng” cộng đồng của riêng mình và tối ưu hóa hoạt động làm việc nhóm tại nhà với mối quan tâm chính yếu là kết quả công việc. Bên cạnh đó, đây cũng là lúc bạn cần đến sự hỗ trợ tối đa của các nền tảng công nghệ thông tin.

Covid-19 đã trở thành một đại dịch “đáng gờm” và nó buộc mỗi cá nhân, tổ chức phải tập làm quen với nhiều thay đổi. Trong kinh doanh, phần lớn các doanh nghiệp trên thế giới đều khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà nhằm ủng hộ nỗ lực ngăn chặn sự bùng phát của virus corona. Work-from-home (làm việc tại nhà) để thực hiện giãn cách xã hội thay vì di chuyển hay làm việc gần nhau trong một không gian văn phòng cũng nhanh chóng được thiết lập. Đại dịch lần này được dự đoán sẽ làm thay đổi sâu sắc cách thức hoạt động của nhiều thực thể kinh doanh trong tương lai, nhưng nó cũng đồng thời mang lại những thách thức và cơ hội to lớn mà các nhà tư vấn quản lý và nhân sự đã cố gắng phát triển trong hơn một thập kỷ nay. Đó là việc đầu tư công nghệ phục vụ làm việc tại nhà. Và làm việc từ xa là tình huống thực tế mới “rõ rành rành” mở ra trước mắt chúng ta.

Làm việc tại nhà đang là một giải pháp để nhiều doanh nghiệp có thể tiếp tục vận hành trong mùa dịch Covid-19 (Photo by Hong Li)

Tuy nhiên, “work-from-home” lại không phải luôn là câu “thần chú” giúp giải quyết mọi vấn đề trong văn hóa tổ chức của một số chủ doanh nghiệp và người quản lý. Nếu bạn là những người vốn đã quen với việc quản lý đội nhóm, các dự án hay nhân viên tại một văn phòng thực tế, đặc biệt trong một công ty, tổ chức có số lượng nhân sự lớn, dịch bệnh Covid-19 có thể là trở ngại mang đến vô số thách thức mới. Bởi không phải tất cả mọi hoạt động đều được thiết lập sẵn sàng cho tình huống này, bạn sẽ cần biết làm thế nào có thể quản lý hiệu quả các quy trình, hoạt động và nhân viên khi chỉ thông qua việc sử dụng công nghệ và loại bỏ những liên hệ trực tiếp khi làm việc tại nhà? Khi đại dịch xảy đến và dường như “húc đổ” tất cả, các lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý bộ phận và nhân viên cần lưu ý những điều này để sớm thích ứng và làm việc hiệu quả hơn giữa “hiện tượng” mới này.

Sử dụng “nguyên tắc 3C” trong quản lý hoạt động hay nhóm làm việc:

Clarify (Làm rõ): Là những nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp, bạn nên làm rõ mục tiêu và vai trò công việc cho tập thể của mình trước khi bắt đầu thực hiện “work-from-home”. Sự thay đổi mô hình lần này cũng là một động thái tuyệt vời để hiểu được tổng thể các hoạt động kinh doanh, quy trình, nhiệm vụ công việc và tiêu chuẩn đánh giá năng suất nhân viên. Trong vai trò quản lý, bạn cần đảm bảo rằng mỗi thành viên trong công ty đều có thể hiểu rõ kịch bản hiện tại, những hướng đi trong thời gian tới, sứ mệnh và tầm nhìn chung hay những mục tiêu mới trong đội nhóm cũng như các mục tiêu khả thi trong doanh nghiệp và phân khúc thị trường mới. Sự rõ ràng trong tổng thể doanh nghiệp của bạn sẽ mang đến “đầu ra” với hiệu suất và năng lực làm việc tốt hơn đồng thời truyền thêm nguồn động lực làm việc cho nhân viên các cấp.

Hãy giúp nhân viên của bạn hiểu rõ về mục tiêu cùng vai trò của họ trong thời gian đến khi làm việc tại nhà (Photo by Helloquence)

Communicate (Giao tiếp)Giao tiếp được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất cho sự thành công của tập thể, đặc biệt trong bối cảnh phải làm việc từ xa như mùa dịch Covid-19 hiện nay. Yếu tố này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều về mặt ra quyết định và tiếp cận đến các thành viên để công việc thêm hiệu quả trong lúc các quy trình kinh doanh nội bộ dường như đều đang được làm mới hay tùy chỉnh, sửa đổi.

Một bí quyết nhỏ để bạn kết nối tốt hơn với các thành viên trong nhóm làm việc chính là giữ tên và ảnh của họ, sau đó tự hỏi: “Hôm nay mình đã liên lạc với nhân viên X và Y hay chưa?” Điều này cũng giúp đảm bảo một người lãnh đạo hay người quản lí như bạn đã không để một ai bị “bỏ lại” trong suốt khoảng thời gian khủng hoảng này.

***

Nghiên cứu gần đây của Harvard Business Review cho thấy hơn 45% nhân viên làm việc từ xa tin rằng những người quản lý hiệu quả đều thường xuyên “giữ liên lạc” với họ trong tất cả mọi khía cạnh của công việc.

***

Connect (Kết nối): Đã đến lúc những tương tác cá nhân trở nên quan trọng hơn trong việc giải quyết những thách thức mới khi bạn thực hiện quản lý doanh nghiệp theo cách “work-from-home”. Các nhân viên làm việc tại nhà rất có thể sẽ cảm thấy bị “bỏ rơi” hay bị phân biệt đối xử, và điều này làm giảm hiệu quả công việc cũng như tính cam kết của họ với tổ chức của bạn. Bên cạnh đó, bản thân là những nhà quản lý vốn không quen với việc tiến hành các cuộc họp “ảo”, bạn cũng có thể cảm thấy căng thẳng khi phải quản lý công việc và đội nhóm một cách có trật tự chỉ bằng công nghệ thông tin.

Khi ấy, hãy lắng nghe nhân viên, tin tưởng và tạo cho họ cảm giác được tôn trọng bằng cách mang đến họ những “viên kẹo ngọt” hàm chứa sự chân thành từ bạn. Trong các cuộc điện thoại liên lạc nhau, hãy hỏi thăm họ về sức khỏe hay thể hiện sự quan tâm đúng mực để tạo thêm động lực cho các nhân viên làm tốt và sớm hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Đây cũng sẽ là điều giúp bạn giảm tránh cách quản lý công việc vi mô, tiểu tiết – điều càng không thật sự thích hợp trong những tình huống như hiện tại.

Một chút tương tác kết nối sẽ mang đến tác dụng thúc đẩy năng lượng làm việc đáng kể cho các nhân viên của bạn (Photo by Bruce Mars)

Có sự chuẩn bị tốt để công việc được vận hành không trì hoãn:

  • Trang bị hạ tầng công nghệ cơ bản kịp thời

Vận hành công ty hay đội nhóm làm việc trong mùa dịch bệnh Covid-19 buộc bạn cần phải chắc chắn rằng mọi nhân viên đều có quyền truy cập vào các nền tảng công nghệ cần thiết. Ai là những người đã có quyền truy cập server và máy tính xách tay? Làm thế nào để quản lý nhân sự có mặt hay lịch trình thời gian làm việc cụ thể? Tổ chức của bạn có nên chuyển trọng tâm làm việc từ 8 giờ/ngày sang “phép tính đầu ra” được đánh giá bằng kết quả làm việc cụ thể hàng ngày? Cùng với đó, bạn có nên tạo điều kiện làm việc thoải mái để thu về các “thành phẩm” mà không bàn đến quỹ thời gian linh hoạt mà các nhân viên sử dụng?

Ngoài ra, bạn đã nghĩ đến cách quản lý công việc của những nhân viên không thể đảm bảo về mặt công nghệ như máy tính xách tay hay thiết bị di động? Hãy xem xét các phương án để đảm bảo những nhân viên này đều có đầy đủ quyền truy cập và cũng là để không ai có cảm giác mình đang bị… bỏ rơi.

  • “Căn chỉnh” bản thân để nhạy bén trước mọi thay đổi

Hãy phát triển hiệu quả những giá trị và hành vi theo hướng có tổ chức trong việc quản lý một ngày của bạn. Theo đó, người lãnh đạo hay quản lý như bạn cũng cần tăng cường vận hành mọi thứ một cách có nhịp độ, luyện tập thể dục nhiều hơn và giữ một chế độ ăn uống cân bằng. Nếu bạn vốn là người hướng ngoại, hãy cứ để mọi thứ diễn ra tự nhiên. Bạn có thể kết nối bản thân với mọi người thông qua các nền tảng công nghệ khác nhau để trao đổi, chia sẻ những câu chuyện tích cực, từ đó giữ tinh thần tốt cho một giai đoạn kém thuận lợi của doanh nghiệp.

Hãy giữ cho mình một chế độ sống và làm việc lành mạnh trong suốt khoảng thời gian quản lý mọi hoạt động công việc tại nhà! (Photo by Chales Deluvio)

  • Cùng nhân viên chăm sóc “sức khỏe tinh thần”

Những người làm việc tại nhà có thể sẽ bỏ lỡ các tương tác hàng ngày. Vì vậy hãy khuyến khích nhân viên sử dụng tin nhắn nhanh (IM – Instant meassaging) nhằm mang đến hiệu quả cho sức khỏe tinh thần của họ. Là một người quản lý, bạn cũng đừng quên hỏi han nhân viên, đồng nghiệp về những gì họ có khả năng làm được để đảm bảo năng suất làm việc của họ khi có sự chuyển đổi đột ngột và có phần gấp gáp sang làm việc tại nhà. Thêm vào đó, hãy tiếp tục “training” và giúp nhân viên trau dồi thêm nhiều kỹ năng khác bởi họ chắc chắn cũng sẽ chủ động dành thời gian để điều chỉnh mọi thứ theo phong cách làm việc mới. Trong bối cảnh doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, nhân viên của bạn cũng sẽ đặt ra những câu hỏi như: điều gì đang xảy ra với công ty, họ có thể nhận được tiền lương đúng hạn, thị trường đang hoạt động như thế nào hay các mục tiêu chung bây giờ là gì. Khi ấy, là một người lãnh đạo hay quản lý, chính công việc bạn làm sẽ giúp nhân viên tin rằng mọi thứ đang “ổn” và đều có thể sớm vượt qua.

***

Hãy lắng nghe nhân viên, tin tưởng và tạo trong họ cảm giác được tôn trọng bằng cách mang đến những “viên kẹo ngọt” từ sự chân thành.

***

Đọc thêm:

Mùa dịch Covid-19: 3 cách đối phó khủng hoảng trong thời kỳ doanh nghiệp gặp “tổn thương”

Truyền cảm hứng đến nhân viên bằng tinh thần xông pha của sếp