Nam PhamLàm thế nào để một kế hoạch sớm được sếp phê duyệt cũng là một bí quyết cần quan tâm trong mọi công việc. Hãy tự tin rằng khi đã dành đủ tâm sức chuẩn bị, kế hoạch của bạn sẽ không còn quá khó để được… “thông hành”.
Ai đó đã từng nói rằng có bốn bước dẫn bạn đến với những thành tựu là chủ đích lên kế hoạch, chuyên tâm chuẩn bị, tích cực thực hiện và bền kỉ theo đuổi. Và khi thảo nên một bản kế hoạch cho dự án của công ty, bạn không những cần chu đáo chuẩn bị về nội dung mà còn cần nắm bắt đâu là những yếu tố giúp bản kế hoạch ấy nhận được quyết định ủng hộ của sếp. Dưới đây sẽ là một vài gạch đầu dòng nhắc bạn về điều này:
1 Công thức để kế hoạch được phê duyệt
Khi lên một kế hoạch ở phạm vi công ty, về cơ bản, bạn cần nhận được sự chấp thuận của sếp để có thể thực hiện những bước đi tiếp theo trong công việc. Và câu hỏi đặt ra lúc này là làm thế nào để bạn có thể giao tiếp với sếp về việc phê duyệt kế hoạch. Vậy công thức giúp kế hoạch sớm được phê duyệt nên là:
Kế hoạch phê duyệt = xây dựng bản thảo + phân tích ưu nhược điểm + đề xuất + kết quả
Trong đó, bước xây dựng bản thảo ban đầu chính là giải thích ngắn gọn về tình hình và tiến độ của kế hoạch. Có thể bằng phương pháp phân tích SWOT chẳng hạn, bạn sẽ nhận định và làm rõ được các ưu – nhược điểm, những mặt lợi và bất lợi của kế hoạch đã được đề ra. Sự chuẩn bị chi tiết cho phần nội dung này sẽ giúp các sếp có cơ sở lựa chọn và chắc chắn hơn về những thông tin họ nhận được từ bạn. Cũng từ đây, phòng khi bản kế hoạch có những chi tiết khiến sếp vẫn “lắc đầu” hay do dự, hãy đảm bảo bạn đã “có sẵn” những đề xuất liên quan để trình bày cùng sếp và từ đó tối ưu hóa kế hoạch của mình. Cuối cùng là việc hoàn thiện khung chương trình và tiến độ thực hiện để sếp nhìn thấy những kết quả khả thi và tin tưởng chọn duyệt những gì bạn đã dụng tâm xây dựng.
Source: NapoleonCat
2 Phương án thay thế được chuẩn bị
Đôi khi, lựa chọn duy nhất lại có thể không mang đến cho bạn sự an toàn. Vì vậy trong công việc, đặc biệt là khi nhận nhiệm vụ lên kế hoạch, tốt nhất, hãy chuẩn bị cho sếp bạn từ hai đến ba lựa chọn tốt nhất có thể. Và việc bạn có nhiều hơn hai kế hoạch đã được chuẩn bị sẽ có những ưu điểm nhất định. Đó là sự ghi nhận của các sếp về những đóng góp và tâm sức của bạn đối với dự án của công ty. Hơn thế nữa, điều này còn tạo điều kiện để sếp có thêm lựa chọn cân nhắc, đồng thời tăng khả năng kế hoạch của bạn sẽ sớm được thông qua. Lời khuyên này dựa trên một “tip” nho nhỏ rằng những người làm chủ có xu hướng thích trả lời câu hỏi trắc nghiệm hơn là các câu hỏi dựa trên phán đoán.
3 Những câu trả lời luôn sẵn sàng
Dù đã gửi đi bao nhiêu bản kế hoạch, bạn vẫn cần phân tích để hướng sếp lựa chọn một kế hoạch nào đó mà bạn cho là tốt nhất. Và trong khi trình bày, hãy tập trung diễn giải rõ ràng hơn hay giải đáp thắc mắc nếu có để sếp bạn có thể đưa ra quyết định một cách nhanh chóng hơn. Đó cũng chính là lý do bạn cần chuẩn bị những câu trả lời để sẵn sàng làm rõ và thuyết phục được mọi phản biện.
Source: luckysunan
4 Nội dung kế hoạch chính xác
Hẳn là bạn sẽ phải đồng ý rằng mục đích cuối cùng của những buổi phê duyệt một kế hoạch bất kỳ chính là sự thông qua của người làm chủ. Do đó, trước khi gửi đi một kế hoạch hay đề xuất dự án, hãy chắc rằng bạn đã nắm bắt các yếu tố khiến sếp yêu thích hay những giá trị mà họ theo đuổi và hướng đến. Cũng như vậy, những nội dung mà sếp bạn coi trọng sẽ là điều bạn cần phải cố gắng thể hiện và truyền tải được trong quá trình xây dựng một kế hoạch. Giả sử sếp bạn là người coi trọng chi phí và tính sáng tạo, bạn sẽ cần làm nổi bật tình hình chi phí và những lợi thế về chi phí mà kế hoạch này sẽ mang lại, bên cạnh những ý tưởng mới lạ và độc đáo.
5 Những dòng dữ liệu “biết nói”
Điều cuối cùng bạn cần ghi nhớ để kế hoạch sớm nhận được một phiếu “thông quan” chính là yếu tố dữ liệu. Vì vậy đừng để trống khi báo cáo một nội dung nào đó mà bạn sắp trình bày cung sếp. Hãy sử dụng các dữ liệu chính xác mà bạn có được như một cách chứng minh cho nội dung kế hoạch và từ đó nhận được sự tin cậy cao hơn nơi người sếp của bạn.
Độc giả đang đọc bài viết “Làm thế nào để sếp “gật đầu” duyệt mọi kế hoạch công việc?” tại chuyên mục Professional của Tạp chí Nữ Doanh Nhân. Mời độc giả gửi ý kiến phản hồi và bài viết cộng tác cho chuyên mục này về địa chỉ email: bandoc@nudoanhnhan.net. Chân thành cảm ơn quý độc giả!
Có thể bạn quan tâm: