Sếp biết lắng nghe, nhân viên biết tích cực!

Môi trường doanh nghiệp đã dần thay đổi khi lực lượng lao động có thêm thế hệ trẻ. Những người mang tư duy làm việc có phần khác biệt so với trước. Một trong số đó là họ mong đợi được lắng nghe nhiều hơn, tiếng nói của họ được trân trọng thay vì chỉ nhận tín hiệu từ cấp trên. Đó là lúc những nhà lãnh đạo cần phải phát huy hơn nữa khả năng lắng nghe của mình, hoặc thậm chí là học tập kỹ năng mới.

Trong cuốn sách “Lắng nghe sâu sắc”, Oscar Tromboli giải thích rằng chúng ta có thể nói từ 125 đến 175 từ một phút, nhưng chúng ta có thể nghe được 400 từ. Điều này có nghĩa là dù chúng ta nói nhanh đến đâu, tâm trí của bạn vẫn có thể xử lý số từ nhiều hơn gấp ba đến bốn lần trong thời gian đó. Từ đó càng làm nâng cao sự quan trọng của việc lắng nghe, một hành động thiết yếu trong giao tiếp nội bộ và gắn kết nhân viên.

Trước đây sự giao tiếp trong các tổ chức thường diễn ra từ trên xuống, nhưng điều đó không đúng với thế giới chúng ta đang làm việc ngày nay. Nhân viên ngày càng mong đợi có sự giao tiếp theo hai chiều hơn là chỉ biết nhận thông tin.

Amy Jen Su, đồng sở hữu của Paravis Partners, một công ty đào tạo và huấn luyện điều hành, cho biết: “Là một nhà lãnh đạo, bạn cần có tiếng nói mạnh mẽ và bạn cần biết khi nào nên lắng nghe. Một cuộc trò chuyện thực sự là một cuộc đối thoại hai chiều.”. Trong khi đó, Christine Riordan, huấn luyện viên lãnh đạo và hiệu trưởng mới đắc cử của Đại học Adelphi chia sẻ: “Để có thể động viên và truyền cảm hứng cho người khác, bạn cần học cách lắng nghe trong cả cuộc họp cá nhân và ở cấp độ nhóm”. 

Tuy nhiên, đây là một việc làm không dễ thực hiện, một phần vì họ đã quen với việc chủ động đưa ra quyết định, thay vì nhận chia sẻ từ cấp dưới.  Vậy làm thế nào để bạn có thể cải thiện vấn đề này và giúp cho những quyết định của bản thân trở nên phù hợp hơn với sự đón nhận ý kiến từ cấp dưới?

Dưới đây là một số cách có thể giúp các nhà lãnh đạo, điều hành có thể cải thiện kỹ năng mềm này:

Xác định thứ tự ưu tiên

Đầu tiên, bạn cần đặt việc học cách lắng nghe cấp dưới lên đầu danh sách của mình và thừa nhận đó là một kỹ năng quan trọng trong vai trò lãnh đạo của bản thân. Đó phải là một quyết định và hành động tích cực. Và hãy điều chỉnh tư duy cho phép bạn mở lòng lắng nghe những gì đang được chia sẻ. Nếu bạn tin rằng mình luôn có mọi câu trả lời, thì điều đó như một thanh gỗ chắn ngang mọi chia sẻ từ người khác đến với bạn.

Hiểu bản thân

Điều quan trọng là phải hiểu điều gì đang cản trở bạn. Có những đặc điểm tính cách giúp bạn có khả năng lắng nghe đồng cảm hơn. Bạn là người biết lắng nghe bẩm sinh hay bạn có tính cách quyết đoán hơn? Nếu bạn là người hướng ngoại và thích trò chuyện, bạn thường là người thích được chia sẻ hơn là lắng nghe.

Khi đã hiểu xu hướng trong tính cách của chính mình, đó là lúc bạn có thể cải thiện nó theo hướng tích cực hơn, biết lắng nghe mọi người xung quanh hơn. Và đừng bỏ qua những dấu ấn trong quá trình trưởng thành của chính mình. Bởi lẽ, một số người trong chúng ta có thể đã có những bài dạy về việc trở thành người lắng nghe thay vì người nói, và thậm chí chiều theo ý người khác. Hay một số người được dạy rằng lắng nghe là điều yếu đuối và cần phải lên tiếng. Đây là yếu tố sẽ ảnh hưởng đến khả năng lắng nghe của bạn của hiện tại.

Hãy thực sự lắng nghe

Khi sự chú ý bị phân tán trong cuộc trò chuyện, bạn thường có xu hướng xem nhẹ những chia sẻ của người đối diện. Một trong những điều quen thuộc thường thấy là sử dụng iPhone hoặc máy tính bảng trong cuộc họp hay đối thoại hai chiều. Dù đó không phải là vấn đề lớn, nhưng khi bạn đang có cuộc trò chuyện với cấp dưới, hai thiết bị này sẽ tác động đến sự chú ý của bạn với câu chuyện đang được đề cập. Việc phân chia sự chú ý sẽ ngăn cản bạn có được bức tranh toàn cảnh. Bạn không thể thực sự thấu hiểu câu chuyện của người nói nếu không có sự tương tác ánh mắt trong quá trình trò chuyện. Hãy thể hiện sự tập trung và cho thấy sự lắng nghe bằng cách tắt tiếng điện thoại, làm tối màn hình máy tính và cất đi bất cứ thứ gì có khả năng khiến bạn mất tập trung khỏi cuộc trò chuyện hiện tại.

Tìm kiếm tín hiệu phi ngôn ngữ

Giao tiếp không chỉ là lời nói. Chúng ta thương giao tiếp bằng vô số cách và nhiều trong số đó là phi ngôn ngữ. Trong một cuộc trò chuyện, mọi người có thể nói một điều nhưng khuôn mặt và cơ thể của họ lại nói điều ngược lại. Đừng để những tín hiệu trái ngược này diễn ra trong quá trình đối thoại. Hãy đưa cuộc nói chuyện trở nên hứng thú hơn bằng những câu hỏi kích thích sự chia sẻ của đối phương và cử chỉ của bạn cũng phải thể hiện sự tương đồng với lời nói.  

Kiểm soát phản ứng của bạn

Lắng nghe tốt là trở thành một người bạn chứ không phải một thẩm phán – để hiểu quan điểm của người khác, không phải để ‘chiến thắng’ bằng cách đưa ra lời khuyên hoặc bằng cách truyền tải quan điểm của mình. Đừng chỉ mải tập trung vào ngôn ngữ cơ thể mà quên mất kiểm soát phản ứng của bản thân. Vẫn xuất hiện nhiều nhà lãnh đạo thể hiện phản ứng bằng cách gắt gỏng hoặc ngăn sự chia sẻ tiếp tục trước khi thông điệp được truyền đi trọn vẹn, đặc biệt diễn ra với những thông tin mang tính tiêu cực. Vì vậy, bất kể thông tin bạn nhận được là gì, điều quan trọng là kiểm soát tốt phản ứng của bản thân và lắng nghe hết câu chuyện trước khi đưa ra một nhận định nào đó.

Xác thực và xác minh

Lãnh đạo biết lắng nghe hiệu quả là những người sẽ xác nhận thông tin và đặt những câu hỏi để làm rõ cuộc trò chuyện. Họ thường đặt những câu hỏi như, “Đây là điều tôi nghĩ bạn đã nói, có đúng không?” Cụ thể, bạn có thể thừa nhận và thậm chí bày tỏ lòng biết ơn về thông tin đã nhận được, chưa tính đến cảm xúc của bạn khi lắng nghe nó. Điều này thể hiện cho người đối phương biết rằng bạn đã tiếp nhận đủ thông điệp mà họ muốn truyền tải và đó là cách giúp họ cảm nhận sự trân trọng.

Tóm lại, hãy luôn thực sự lắng nghe mọi người và sau đó có hành động cho những thông tin đã được tiếp nhận.

Text: Đặng Hiền

Có thể bạn quan tâm: