Tinh YenĐánh giá hiệu suất nhân viên định kỳ là quá trình không thể thiếu, nhằm xác định đóng góp của nhân viên đối với tổ chức. Thế nhưng các buổi họp mặt dài lê thê, diễn ra một đến hai lần mỗi năm, chỉ để nói về thành tựu và điểm cần khắc phục dường như không đạt hiệu quả như mong đợi.
Theo khảo sát tâm lý người lao động từ công ty chuyên nghiên cứu tâm lý TINYpulse, đã thực hiện khảo sát trên 1.000 nhân viên để tìm hiểu xem họ nghĩ gì về việc nhận xét chất lượng công việc. Không có gì đáng ngạc nhiên khi kết quả cho thấy rằng: Nhìn chung, đa số nhân viên đều không hài lòng với những buổi đánh giá truyền thống. 37% trong số người tham gia cho rằng quá trình này đã lạc hậu và 42% chia sẻ rằng lãnh đạo thường chẳng bao giờ nói được điểm trọng tâm mà còn hay thiên vị. Hơn một phần tư đối tượng khảo sát tiết lộ rằng họ cảm thấy “sợ” những đợt đánh giá, đặc biệt là nhân viên trẻ thuộc thế hệ Y.
Trong bài viết trên tờ The Washington Post, Cliff Stevenson, nhà nghiên cứu kỳ cựu thuộc Tổ chức Năng suất Doanh nghiệp, chia sẻ rằng: Ngày nay, gần 10% công ty trong danh sách Fortune 500 đã nói không với việc nhận xét chất lượng công việc thường niên. Rất nhiều doanh nghiệp tầm cỡ – có thể kể đến như The Gap, Adobe, Costco, GE và Microsoft – đã thay thế phương pháp thông thường bằng hệ thống đánh giá công nghệ mới, liên tục quan sát và phản hồi cho nhân viên về chất lượng công việc được giao.
Dưới đây là một số gợi ý để cải tiến quy trình đánh giá nhân viên của công ty bạn:
1Tận dụng tiến bộ công nghệ
Phát triển và dùng các ứng dụng trong việc điều hành nhân viên đang là xu hướng thời đại mới, ví dụ như TINYpulse, Impraise và Workday. Các ứng dụng này cho phép người lao động tương tác với quản lý, bao gồm việc phân công nhiệm vụ hằng ngày, theo dõi quá trình, đưa ra nhận xét và hợp tác trên nhiều khía cạnh kinh doanh khác, nhằm đảm bảo mỗi thành viên đều đang đi đúng hướng.
2Chính sách khen thưởng hợp lý
64% người tham gia khảo sát của TINYpulse mong muốn được thưởng tiền trong mỗi đợt đánh giá. Hãy cân nhắc bổ sung việc khen thưởng và tăng lương vào chính sách công ty, để tạo động lực cho nhân viên làm việc tích cực hơn. Hành động này cũng giúp cho người lao động cảm thấy tự tin, khi cống hiến cá nhân của họ được trân trọng.
3Đánh giá chất lượng công việc thường xuyên
Những phản hồi nhanh trên mạng xã hội sẽ giúp nhân viên tạo được thói quen lắng nghe góp ý, dù là tốt hay xấu, để thay đổi phù hợp. TINYpulse phát hiện rằng người lao động rất thích nhận được đánh giá thường xuyên. Bạn nên tổ chức nhiều buổi nhận xét sau khi vượt qua cột mốc nào đó, ví dụ như kết thúc dự án lớn hay đánh giá vào cuối quý. Những cuộc họp này không cần dài nhưng phải tập trung nhấn mạnh ưu – khuyết điểm của dự án qua thời kỳ. Việc này tạo điều kiện cho quản lý tương tác với cấp dưới; đồng thời, thúc đẩy cải thiện liên tục, nhanh chóng, giúp nhân viên có cái nhìn bao quát hơn về những khía cạnh có thể khắc phục trong tương lai.
Nếu đặt thế hệ trẻ vào chiếc hộp quản lý năng suất mà chúng ta đã dùng từ 30 năm về trước, bạn sẽ đánh mất nhân tài. Người ta muốn biết rõ về tiến trình công việc của mình, ví dụ như Tôi có đang đi đúng hướng không?, Làm như vậy không sai chứ?, Bạn có nghĩ rằng tôi đang tiến bộ hơn không?,… Chẳng ai muốn chờ đợi cả năm ròng cho những câu hỏi ấy cả.
4Bắt đầu bằng những nhận xét không chính thức
Khi đưa ra đánh giá chính thức, quản lý cần tránh bình luận kiểu chung chung như “làm tốt lắm” hay “làm được đấy”. Thay vì vậy, hãy đưa ra ví dụ cụ thể như “Bạn dẫn dắt cuộc họp tốt lắm”. Bằng cách này, nhân viên sẽ biết được mình cần phải phát huy và thay đổi hành vi nào trong tương lai.
Ngoài ra, một cách nữa để cải thiện hiệu quả đánh giá nhân viên chính là thu thập và tổng kết nhận xét từ những thành viên khác của công ty. Kết quả khảo sát của TINYpulse cũng ủng hộ quan điểm này, bởi hơn 25% người lao động được hỏi mong muốn đồng nghiệp tham gia vào quá trình đánh giá.
Người quản lý cũng cần và nên tổng kết nhận xét chung về chất lượng công việc của nhân viên từ tất cả thành viên khác trong nhóm. Vì như thế, bức tranh năng suất lao động của nhân viên đó trong cả năm mới thực sự công tâm và hoàn chỉnh. Bảng tổng kết này cung cấp phản hồi ngay lập tức từ phía cá nhân và cấp trên, trong khi công khai quá trình với cộng đồng chung. Nó khai thác sự khôn ngoan của đám đông, để đưa ra phản hồi chính xác và cụ thể nhất về hiệu suất cá nhân. Nó cũng khai thác sức mạnh của việc phân tích dữ liệu, nhằm xác lập mối quan hệ giữa năng suất và lợi nhuận. Trên hơn hết, nó giúp xây dựng nền văn hóa công ty mang tính chiến lược và cẩn trọng hơn.
5Đánh giá qua giấy tờ: Vì sao từ ngữ lại quan trọng?
Phản hồi bằng văn bản là phần quan trọng của quá trình đánh giá hiệu suất nhân viên. Tuy nhiên, khá nhiều quản lý gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ này. Các bình luận tích cực, nếu không được diễn đạt tốt, sẽ dễ bị sáo rỗng hay thiếu chân thành; trong khi đó, gợi ý thân thiện bỗng trở nên nghiêm trọng quá mức.
Richard Grote, tác giả cuốn sách “How to Be Good at Performance Appraisals” – tạm dịch: Làm thế nào để đánh giá hiệu suất làm việc tốt nhất – (Harvard Business Review Press, 2011), nói rằng thay vì dùng những cụm từ như “tốt” hay “xuất sắc”, nhà tuyển dụng nên ưu tiên ngôn ngữ có trọng lượng cho bảng đánh giá. Trò chuyện với HRCareers.com, Grote nhấn mạnh rằng từ ngữ mang tính chất hành động – như “vượt trội”, “nổi bật”, “làm mẫu”, “quyền lực”, “phát sinh”, “quản lý”, “sở hữu”, “giao tiếp”, “điều khiển”, “định hướng”, “đạt thành quả” – truyền tải ý nghĩa tốt hơn hẳn.
***
Ken Lloyd, tác giả cuốn sách “Performance Appraisals & Phrases for Dummies” – tạm dịch: Bí quyết đánh giá hiệu suất nhân viên cho người mới bắt đầu – (For Dummies, 2009), còn dẫn chứng cụ thể loại từ và cụm từ nào mà lãnh đạo nên áp dụng với nhân viên tùy theo tính chất công việc:
- Chất lượng và số lượng: chính xác, toàn diện, năng suất, hoàn thành mục tiêu.
- Giao tiếp và kỹ năng giao tiếp: làm việc nhóm, hợp tác, lắng nghe, thuyết phục, đồng cảm.
- Lập kế hoạch, quản lý và tổ chức: thiết lập mục tiêu, ưu tiên, định hướng lợi nhuận.
- Lãnh đạo: năng lực tiếp cận, phản hồi, quyết đoán, hợp tác, ủy thác.
- Tri thức và kiến thức chuyên môn: nền tảng kiến thức, đào tạo, cố vấn, lập mô hình, nghiên cứu.
- Thái độ: sự cống hiến, lòng trung thành, độ tin cậy, tính linh hoạt, sáng tạo, năng lượng, tình nguyện.
- Đạo đức: đa dạng, bền vững, trung thực, toàn vẹn, công bằng, chuyên nghiệp.
- Tư duy sáng tạo: đổi mới, tiếp thu, giải quyết vấn đề, độc đáo.
- Tự giác phát triển và trưởng thành: học tập, giáo dục, tiến bộ, xây dựng kỹ năng, lên kế hoạch cho sự nghiệp.
Bạn cũng có thể tham khảo nhiều ví dụ và mẫu đánh giá hiệu suất ở các websites như Business Balls, Drexel University, Entrepreneur, Microsoft,…
Tạp chí Nữ Doanh Nhân
Có thể bạn quan tâm: