Tinh YenThường xuyên thiếu thời gian và chậm trễ trong công việc? Liệu rằng năng suất của bạn đang bị ảnh hưởng bởi vì một ngày chỉ có vỏn vẹn 24 tiếng ? Vậy thì bạn rất cần bài học về cách quản lý thời gian từ những tên tuổi lớn trong ngành công nghiệp và giải trí. Họ có thể hoàn thành và giải quyết được khối lượng công việc lớn hơn hẳn, trong cùng một quỹ thời gian như biết bao nhiêu con người khác.
Quan điểm chung của người thành công: Thời gian là tài sản quý báu nhất.
Người thành công hiểu rằng thời gian là tài sản cần thiết và quý báu không kém gì tiền bạc – vì vậy, họ sử dụng nó theo cách khôn ngoan và tốt nhất có thể. Quãng thời gian bị phung phí sẽ chẳng bao giờ quay trở lại; việc trân trọng từng phút từng giây sẽ quyết định một ngày của bạn có hiệu quả hay không.
Quản lý thời gian là kỹ năng thiết yếu, nếu như bạn muốn hoàn thành công việc trong ngày một cách có trình tự, không còn dằn vặt vì “sự lãng phí” và thậm chí dư dả thời gian nhàn rỗi cho gia đình, bạn bè hoặc bản thân.
1Viết nhật ký thời gian
Khi bắt đầu giảm cân, chuyên gia dinh dưỡng thường yêu cầu bạn ghi chép lại chế độ ăn uống và lịch luyện tập – ví dụ như bạn đã ăn gì, nhiều hay ít, bạn có đến phòng gym chưa? Tương tự vậy, nhiều doanh nhân thành đạt khởi động chương trình quản lý thời gian bằng một quyển nhật ký. Quyển nhật ký thời gian này cho chúng ta cái nhìn bao quát về thói quen tốt cũng như những tật xấu khi sắp xếp thời gian trong ngày. Lúc đầu, bạn có thể cảm thấy hơi thất vọng về bạn thân nhưng đây chắc chắn là cách hữu hiệu giúp bạn phân chia thời gian theo định hướng cụ thể và giải đáp thắc mắc dai dẳng rằng “thời gian của mình chạy đi đâu hết rồi nhỉ?”.
2Tập thể dục buổi sáng
Richard Branson, ông trùm kinh doanh và nhà đầu tư danh tiếng thường xuyên thức dậy lúc 5 giờ sáng để tập thể dục. Ông chia sẻ rằng thói quen khoa học này giúp ông có được một ngày “siêu năng suất”. Richard Branson không hề sai – việc tập thể dục vào buổi sáng giúp cho tinh thần minh mẫn và cơ thể linh hoạt trong cả ngày dài. Chẳng những thế, bạn sẽ luôn luôn cảm thấy sáng khoái, nhờ vào lượng lớn endorphin – hay còn gọi là hoóc môn hạnh phúc – được giải phóng và duy trì ở mức độ cao. Tất cả là nhờ vào nỗ lực tích cực của bạn vào buổi sáng đấy!
3Lập danh sách việc cần làm
Marcus Lemonis, doanh nhân thành đạt kiêm ngôi sao chương trình The Profit của đài CNBC, từng trò chuyện với khán giả về thói quen lập danh sách việc cần làm – cái mà ông thích gọi là danh sách việc cần đánh bại hơn. Marcus Lemonis có hẳn những chiếc thẻ nhắc việc riêng, thường được dán nơi cửa tủ tài liệu. Sau khi hoàn thành 5 nhiệm vụ bắt buộc trong ngày, ông sẽ gỡ chúng xuống và gấp thành máy bay giấy. Nếu còn thời gian, ông sẽ làm thêm nhiều việc khác nữa. Nói tóm lại, bạn chỉ cần thực hiện giống Marcus Lemonis thôi. Chẳng cần thẻ nhắc việc phức tạp, một quyển sổ tay, lịch kẻ ô hay nhật ký cũng đủ rồi. Nếu có ý tưởng nào hay ho hơn việc gấp máy bay giấy thì bạn cứ tự nhiên mà làm nhé!
4Dành việc khó cho buổi sáng
Công việc có thể được gọi là nhiệm vụ, việc vặt hay… “nghĩa vụ chán chường”, cái mà ai ai trong chúng ta cũng từng im lặng thở dài, rên rỉ rồi trì hoãn hết mức có thể. Đối với dạng công việc này, bạn cần ưu tiên xử lý vào buổi sáng, khi tinh thần minh mẫn và năng lượng vẫn chưa kiệt quệ. Nếu bắt đầu bằng những nhiệm vụ khó nhằn và bị chán ghét nhất, thời gian còn lại trong ngày của bạn sẽ thú vị và hào hứng hơn. Thói quen trì hoãn chỉ khiến bạn tốn nhiều thời gian cho chúng mà thôi. Buổi sáng là khi sức mạnh ý chí đang ở cấp độ cao nhất. Tại sao bạn không tận dụng điều này để giải quyết những “nghĩa vụ chán chường”, thường “ngốn” rất nhiều thời gian và công sức nhỉ?
5Biến công việc thành niềm vui
Jack Groetzinger, đồng sáng lập và giám đốc điều hành tại SeatGeek, tìm được niềm vui trong công việc bằng cách “game hóa” nó. Ông tạo nên một phần mềm tính toán thời gian thực hiện trung bình của một số nhiệm vụ nhất định – ví dụ như trả lời email hay viết nhật ký chẳng hạn. Và rồi ông cố gắng hoàn thành công việc sớm hơn, nhằm phá vỡ kỷ lục của chính mình. Vâng, không phải ai trong chúng ta cũng đủ kiến thức công nghệ để làm điều này. Thế nhưng không phải có khá nhiều ứng dụng giúp người dùng phân chia thời gian và làm việc hiệu quả hơn hay sao? Ví dụ như ứng dụng nhắc nhở hoặc báo thức chẳng hạn!
6Tập trung vào chuyên môn chính
Chúng ta chỉ tốn nhiều thời gian vào những việc mình không hiểu rõ. Ừ thì bạn có thể giỏi ở việc này, việc kia nhưng lại dở tệ hay lóng ngóng ở việc nọ. Khi quản lý thời gian, hãy chắc chắn rằng nội dung công việc phù hợp với chuyên môn chính, chứ không phải thứ gì đó quá mới mẻ, dễ gây nhầm lẫn hay nằm ngoài tầm hiểu biết. Học hỏi hay tự thử thách với công việc mới là điều hay, nhưng hãy dành nó cho thời gian rảnh rỗi nhé! Bill Smith, nhà sáng lập và CEO tại Shipt cho biết rằng thay vì tự mình làm tất cả, ông thích giao việc cho nhân viên có năng lực, để tập trung làm những việc mình giỏi nhất – giám sát và chỉ đạo.
7Sử dụng thời gian rảnh, lên kế hoạch nghỉ ngơi
Doanh nhân kiêm nhà văn Arianna Huffington nghỉ xả hơi nhiều lần trong một ngày, đặc biệt là để đi ăn. Bà tin rằng những lần “tạm dừng” này sẽ giúp tăng năng suất và giải tỏa căng thẳng. Cùng suy nghĩ đó, Daymond John – doanh nhân kiêm nhà sáng lập và CEO tại FUBU, tận dụng tối đa thời gian nhàn rỗi. Ví dụ như khi đi du lịch, ông không ngủ quá nhiều mà thay vào đó là đọc và trả lời email. Vậy nên, hãy sử dụng thời gian rảnh hợp lý và không lãng phí nó. Cũng đừng quên lên kế hoạch nghỉ ngơi – bạn có thể dành ra ít thời gian để suy nghĩ về lần “tạm dừng” tiếp theo, giúp làm mới nguồn năng lượng làm việc.
8Lập kế hoạch chi tiết cho cuối tuần
Nick Huzar, nhà sáng lập và CEO tại OfferUP, dành ra một quãng thời gian riêng cho bản thân và công việc vào chủ nhật. Ông tính toán quãng thời gian này thật cẩn thận và dùng để lên kế hoạch cho tuần mới. Việc lập kế hoạch chi tiết cho cuối tuần còn giúp bạn xóa bỏ suy nghĩ rằng “mình đã lãng phí thời gian rảnh rỗi”. Hãy chuẩn bị trước từ 3 đến 5 sự kiện để dịp cuối tuần trôi qua thật ý nghĩa. Sử dụng thời gian rảnh rỗi theo cách có hệ thống, thay vì chỉ chán nản ở nhà nhé!
Đây là những bài học về quản lý thời gian từ chuyên gia mà bạn có thể học hỏi. Một ngày của họ cũng chỉ có 24 giờ không hơn không kém nhưng chính khả năng quản lý thời gian và công việc mới là yếu tố tạo nên sự khác biệt.
Tạp chí Nữ Doanh Nhân
Có thể bạn quan tâm: