Giảm họp hành, tăng năng suất

Bạn tự hỏi làm thế nào để nhân viên phát huy năng suất làm việc? Cách đơn giản nhất, hãy giảm các cuộc họp hành. Một điều hiển nhiên là khi nhân viên phải ngồi dự họp thì họ khó mà hoàn thành công việc được giao

Nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng, ước tính hàng năm có ít nhất khoảng ba tỷ cuộc họp được các công ty, doanh nghiệp tổ chức. Dù các thống kê đã cho thấy họp hành làm lãng phí rất nhiều thời gian, chúng ta vẫn chưa thể từ bỏ thói quen họp hành và những buổi họp vẫn được lên lịch thường xuyên. Tất nhiên, trong hoạt động của công ty nào cũng cần có những buổi họp để đội ngũ nhân viên có dịp trao đổi, thảo luận công việc hoặc lên kế hoạch hành động. Thế nhưng, làm sao để những việc này vẫn được thực hiện đồng thời giảm bớt được thời gian họp hành? Sau đây là bảy gợi ý:

1. CHƯƠNG TRÌNH HỌP ĐÚNG TRỌNG TÂM

Những cuộc họp ôm đồm quá nhiều vấn đề cuối cùng thường trở nên rối rắm và vô ích. Bạn không nên cố giải quyết mọi vấn đề của công ty trong một cuộc họp duy nhất. Thay vào đó, mỗi cuộc họp chỉ nên tập trung giải quyết triệt để một vấn đề và để các “nội dung cần được xử lý” khác cho những phiên họp sau.

2. LINH HOẠT ĐIỀU CHỈNH LỊCH HỌP

Nếu không có vấn đề gì cấp bách, các cuộc họp hàng tuần có thể điều chỉnh giãn cách hai tuần một lần, hoặc một tháng một lần.

 3. GIỚI HẠN SỐ LƯỢNG NGƯỜI THAM DỰ HỌP

Hãy cân nhắc những ai thực sự cần tham dự cuộc họp, và những người khác thì có thể miễn tham dự. Sau đó, bạn có thể gửi biên bản cuộc họp cho những người không tham dự nếu cần họ nắm bắt và cập nhật thông tin.

4. RÚT NGẮN THỜI GIAN HỌP

Những cuộc họp có thời gian biểu quá dài chỉ khiến cho phần lớn nguời tham dự trở nên xao nhãng, mệt mỏi và không tiếp thu được nhiều. Do đó, hãy suy nghĩ kĩ nếu bạn đang định lên kế hoạch cho một cuộc họp dài hơn một tiếng đồng hồ.

5. TẬN DỤNG TRAO ĐỔI QUA INTERNET

Thay vì tập hợp toàn thể nhân viên để họp tại một nơi, bạn nên xây dựng một diễn đàn nội bộ và tạo ra các topic để các thành viên công ty cùng tham gia bàn luận, chia sẻ quan điểm. Nhiều buổi huấn luyện, đào tạo mất thời gian có thể được thay thế bằng hình thức đào tạo qua cầu truyền hình hoặc trên mạng để nhân viên có thể tham gia bất cứ lúc nào khi sắp xếp được thời gian phù hợp.

6. GỬI THƯ NHẮC NHỞ

Nếu cuộc họp đơn giản là để truyền đạt những chính sách hay kế hoạch mới, bạn chỉ cần quay một đoạn video giải thích về những điều đó, viết một bài đăng trên diễn đàn của công ty, hoặc gửi thư nhắc nhở trong nội bộ để thông báo.

7. ĐỔI MỚI CÁCH THỨC HỌP

Nếu nhân viên của bạn ngủ gà ngủ gật trong cuộc họp, hãy tìm cách làm cho cuộc họp hấp dẫn và hữu ích hơn. Có nhiều sách tư vấn về cách “khuấy động” các buổi họp, bạn hãy tham khảo để họp hành trở nên hiệu quả, xứng đáng với thời gian được dành cho nó.

 

Bài viết độc quyền của Tạp chí Nữ Doanh Nhân

 

Có thể bạn quan tâm:

Những suy nghĩ khiến bạn khó giàu

“Sao” công sở

Comment

comment