Hien DangVới vai trò người lãnh đạo, thách thức không chỉ nằm ở việc “ai sẽ làm”, mà là cách bạn phân công công việc. Bởi cùng một nhiệm vụ, cách tiếp cận khác nhau có thể tạo ra hai kết quả rất khác: một đội ngũ miễn cưỡng hoàn thành cho xong, hoặc một tập thể sẵn sàng chịu trách nhiệm và đồng hành đến cùng.
TEXT: H.
Trong bất kỳ tổ chức nào, không phải nhiệm vụ nào cũng hào nhoáng, thú vị hay mang lại cảm giác được ghi nhận ngay lập tức. Luôn tồn tại những công việc thiết yếu nhưng âm thầm: chuẩn bị báo cáo rủi ro, xử lý các yêu cầu khách hàng khó tính, hay cập nhật dữ liệu lặp đi lặp lại. Ít ai chủ động nhận những phần việc đó, nhưng nếu không có chúng, cỗ máy vận hành chung sẽ khựng lại.
Đừng cố “bán” một nhiệm vụ không mong muốn
Phản xạ quen thuộc của nhiều lãnh đạo là cố gắng thuyết phục: gọi đó là “cơ hội học hỏi”, là “việc quan trọng cho sự phát triển”, hay đơn giản là “chỉ lần này thôi”. Tuy nhiên, kiểu thuyết phục này thường chỉ mang lại sự chấp nhận tạm thời. Nhân viên có thể làm, nhưng làm trong trạng thái cam chịu, và cảm giác đó sẽ còn đọng lại rất lâu.
Một cách tiếp cận hiệu quả hơn là trao quyền lựa chọn trong khuôn khổ rõ ràng. Thay vì ép buộc ai đó nhận trọn một nhiệm vụ không hấp dẫn, hãy mở ra các phương án thực hiện và để đội ngũ tham gia vào cách phân chia công việc. Khi được quyền lựa chọn vai trò phù hợp với thế mạnh của mình, họ không chỉ bớt phản kháng mà còn cảm thấy được tôn trọng.
Chẳng hạn, với một báo cáo rủi ro nhiều số liệu trong giai đoạn đội ngũ đang chịu áp lực KPI, thay vì chỉ định thẳng người thực hiện, bạn có thể đặt vấn đề: công việc cần hoàn thành trước thời điểm X, và nhóm có thể chia theo các phần dữ liệu, tổng hợp và biên soạn. Khi mỗi người chủ động nhận phần việc phù hợp, sự đồng thuận sẽ thay thế cho cảm giác bị ép buộc.
Làm rõ điểm kết thúc để tạo cam kết
Nhiều nhiệm vụ trở nên “đáng sợ” không phải vì quá khó, mà vì quá mơ hồ. Khi nhân viên không hình dung được kết quả cuối cùng trông như thế nào, tiêu chí đánh giá ra sao và khi nào được xem là hoàn thành, họ dễ rơi vào trạng thái lo lắng và phòng thủ.
Vì vậy, thay vì giao việc bằng những chỉ dẫn chung chung, người lãnh đạo cần làm rõ đầu ra mong muốn, phạm vi trách nhiệm và mốc thời gian cụ thể. Sự rõ ràng này giúp nhiệm vụ trở nên “có điểm kết”, từ đó giảm cảm giác bị kéo dài vô hạn và tăng mức độ cam kết cá nhân.
Giữ sự công bằng trong phân công
Một yếu tố khác thường bị bỏ qua là cảm nhận về sự công bằng. Không ai khó chịu vì phải làm việc khó một lần; điều khiến họ nản lòng là khi luôn là người bị gọi tên cho những việc “không ai muốn”.
Thiết lập nguyên tắc luân phiên, cho phép thảo luận trước khi quyết định, hoặc minh bạch lý do phân công là những cách đơn giản nhưng hiệu quả để xây dựng niềm tin. Khi mọi người thấy rằng trách nhiệm được chia sẻ công bằng, họ dễ chấp nhận hơn, ngay cả với những nhiệm vụ kém hấp dẫn.
Tập trung vào sự chấp nhận, không phải ép buộc
Thực tế cho thấy, phần lớn mọi người không ngại trách nhiệm. Điều họ cần là sự rõ ràng và cảm giác được tôn trọng. Khi hiểu vì sao một nhiệm vụ quan trọng trong bức tranh chung, và khi được trao quyền góp tiếng nói vào cách thực hiện, họ sẽ chủ động đón nhận công việc và gắn bó hơn với kết quả cuối cùng.
Phân công những việc “không ai muốn làm” là phần không thể tránh khỏi của vai trò quản lý. Nhưng nếu được xử lý đúng cách, đó cũng là cơ hội để xây dựng lòng tin, củng cố tinh thần đội ngũ và nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm. Khi lãnh đạo biết trao quyền, minh bạch mục tiêu và tôn trọng lựa chọn của con người, ngay cả những nhiệm vụ khó chịu nhất cũng có thể trở thành chất keo gắn kết tập thể.
Có thể bạn quan tâm: