Tinh YenLà một lãnh đạo bản lĩnh, bạn không chỉ cần sâu về chuyên môn, giỏi về quản lý mà còn phải có khả năng giao tiếp tốt với muôn kiểu đối tượng thuộc nhiều mẫu tính cách khác nhau. Làm thế nào để đạt được hiệu quả giao tiếp tốt nhất trong mọi hoàn cảnh?
Khi giao tiếp với một nhóm đối tượng, điều quan trọng nên biết là người nghe sẽ chuyển từ xử lý thông tin bên ngoài (từ việc lắng nghe) sang xử lý thông tin bên trong (suy nghĩ) khi nhu cầu thông tin của họ đã được đáp ứng. Khi nói chuyện với một hay toàn thể nhân viên, hãy chú ý! Bạn có thể nhận biết được người đối diện đang chuyển từ xử lý thông tin bên ngoài sang bên trong và không để ý đến những gì bạn đang nói qua thái độ, cử chỉ, hành động, ánh mắt…
Quá trình dịch chuyển này diễn ra rất bình thường và tự nhiên. Bản thân bạn cũng như vậy khi trở thành người nghe. Nếu bạn sắp xếp nội dung giao tiếp nhằm đạt được mục tiêu một cách hợp lý, thì việc người nghe không chú ý đến bạn cũng không thành vấn đề. Lý do là bạn có thể chắc chắn người nghe đã có được thông tin họ cần.
Có 4 nhóm tính cách phổ biến mà bạn cần quan tâm. Một khi hiểu được từng mẫu tính cách khác nhau, bạn có thể dễ dàng đạt hiệu quả giao tiếp, bởi bạn có thể linh hoạt vận dụng ngôn ngữ tùy theo nhu cầu thông tin của đối tượng. Nhu cầu thông tin ở đây là ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào trong một tình huống hay nhiệm vụ nào đó. Vậy 4 nhóm tính cách đó là gì?
1KIỂM SOÁT + QUẢN LÝ
Nhóm tính cách có thế mạnh về Kiểm soát + Quản lý cần thông tin trực tiếp liên quan đến nội dung và thời gian. Khi giao tiếp với họ, dù là cá nhân hay theo nhóm, cần biết rằng họ thường cảm thấy thiếu thời gian, do đó bạn phải tập trung chốt vấn đề nhằm tránh lãng phí thời gian với những thông tin không cần thiết khác.
Lối nói chuyện ngắn gọn, súc tích sẽ khiến nhóm đối tượng này chịu khó lắng nghe bạn. Hãy nói về công việc trước, nếu có thời gian hãy chia sẻ về đời sống cá nhân hay thú vui, kế hoạch cho cuối tuần.
2SÁNG TẠO + GÂY ẢNH HƯỞNG
Nhóm tính cách có thế mạnh về Sáng tạo + Gây ảnh hưởng đến người khác này thường cần biết lý do. Khi giao tiếp với họ, phải chắc chắn rằng bạn nêu rõ nguyên nhân tại sao nhiệm vụ hay công việc này lại quan trọng, đồng thời cho họ biết tác động, mức độ ảnh hưởng công việc này mang đến.
Nhớ phải hỏi ý kiến của họ, điều này chứng tỏ sự tôn trọng của bạn. Nếu không biết tầm quan trọng của nhiệm vụ này, có thể họ sẽ từ chối không làm hoặc trì hoãn nó. Ngược lại nếu nắm tường tận chi tiết, họ sẽ có động lực để thực hiện hiệu quả hơn.
3ĐỘNG VIÊN + HÒA HỢP
Nhóm tính cách có thế mạnh Động viên + Hòa hợp muốn biết thông tin về đối tượng giao tiếp trực tiếp. Khi giao tiếp với nhóm này, lưu ý rằng họ cũng cần biết nội dung, thời gian và mục đích, nhưng đối tượng giao tiếp mới là thông tin quan trọng nhất với họ. Tùy theo đối tượng giao tiếp, họ linh hoạt cách tiếp cận nhiệm vụ với mong muốn làm vui lòng đối tượng mà công việc hướng đến.
Hãy kiểm tra xem họ có quen thuộc với qui trình công việc được giao hay không, bởi nhóm này thích những điều lặp đi lặp lại thường ngày và tuân thủ trình tự làm việc thông thường của công ty, trừ phi họ được yêu cầu làm khác đi. Nếu đây là nhiệm vụ mới hoặc cần một số qui định khác về cách thức làm việc, hãy hướng dẫn rõ ràng cho họ, nếu không mọi người sẽ làm theo cách mà họ cảm thấy thoải mái nhất.
4HỆ THỐNG + PHÂN TÍCH
Nhóm có thế mạnh Hệ thống + Phân tích muốn lấy được tất cả các thông tin bạn có. Họ thậm chí thảo luận không biết dừng nếu thấy cần thiết để giải quyết các vấn đề phát sinh mà họ thật sự quan tâm.
Hãy cho nhóm này thời gian cân nhắc về lời đề nghị của bạn. Họ cần thời gian suy nghĩ trước khi bắt đầu. Hơn nữa, phải sẵn sàng trả lời thắc mắc hoặc những lo lắng của họ bởi điều quan trọng với nhóm đối tượng này là tránh rủi ro và sai sót.
***
Khi tiếp chuyện với một nhóm đối tượng mà trong đó có nhiều mẫu tính cách khác nhau, điều nên làm là truyền đạt thông tin theo một thứ tự nào đó mà có thể tối ưu hóa sự tiếp thu từ toàn bộ người nghe. Một “chiêu” nhỏ để áp dụng là mỗi nhóm có độ tập trung khác nhau, trong đó nhóm mạnh về Kiểm soát + Quản lý lại có độ tập trung ngắn nhất.
Do đó, khi nói chuyện hay viết email, hãy lưu ý trình bày thông tin theo thứ tự: cái gì, khi nào, tại sao, ai, thế nào, ở đâu và tiếp theo là những thông tin khác. Cách này sẽ giúp cho những người thậm chí kém tập trung trong khoảng thời gian dài cũng chắc chắn nhận được thông tin.
***
Bài viết của Tạp chí Nữ Doanh Nhân
Có thể bạn quan tâm: