An MiQuản lý vi mô (Micromanagement) có thể được định nghĩa là cách thức quản lý nhân sự với nhiều sự chú ý đến các chi tiết nhỏ. Một nhà quản lý vi mô sẽ luôn soi xét mọi hành động của nhân viên, đưa ra nhận xét và phê bình thay vì hướng dẫn họ về cách thực hiện công việc và xác định deadline phù hợp.
Những nhà quản trị thiếu kinh nghiệm thường chưa biết làm thế nào để truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả. Vì thế họ thường dễ sa vào cách thức quản lý vi mô có phần cực đoan. Nhưng cố gắng kiểm soát mọi việc dưới quan điểm cá nhân của nhà lãnh đạo lại không phải là cách thức hữu hiệu để xây dựng lòng tin cho nhân viên. Đôi khi, hình thức này còn khiến không khí văn phòng trở nên căng thẳng và làm giảm hiệu suất công việc.
Vậy các nhà quản lý cần làm gì để tạo ra sự cân bằng lành mạnh giữa việc trao quyền mù quáng và kiểm soát quá chặt đội ngũ của mình? 7 lời khuyên khởi tạo sự cân bằng dưới đây sẽ giúp các nhà quản trị tự tin trao quyền mà không cần quản lý chi li.
1. Kỳ vọng và tạo cơ hội cho nhân viên
Nhà quản trị cần tạo ra một văn hóa làm việc nơi nhân viên được khuyến khích mạnh dạn đổi mới sáng tạo, hợp tác làm việc và không sợ mắc sai lầm. Người lãnh đạo cần truyền đạt rõ kỳ vọng công việc để từng thành viên nắm được vai trò của mình và trao quyền cho họ nhiều hơn. Cuối cùng và quan trọng nhất, các nhà quản lý cần mô hình hóa các hành vi mà họ mong đợi từ đội nhóm của mình.
Thay vì kiểm soát mọi thứ, nhà quản trị hãy dành thời gian kiểm tra, đánh giá các hoạt động, tương tác, sản phẩm và kỹ năng quan trọng nhất để đạt được mục tiêu mong muốn. Hãy thiết lập thời gian đánh giá hàng tuần dành cho đội nhóm để cùng quan sát, rèn luyện và học hỏi. Hãy giúp các thành viên trong nhóm làm quen với quy trình đánh giá công việc thường xuyên và phù hợp. Nhà quản trị cần hiểu được cách đội ngũ vận hành để xác định mình cần tham gia quản lý nhiều hay ít vào các đầu việc, chi tiết công việc hay thời gian hoàn thành. Khi đã xác định rõ mục tiêu, cách đo lường và trách nhiệm của từng người, người lãnh đạo sẽ biết được phương cách quản trị cụ thể.
2. Đánh giá một cách khách quan
Bạn có đang đánh giá tất cả mọi người dựa trên một cách thức rập khuôn? Liệu các nhân viên có cần bạn “cầm tay chỉ việc” hay đủ năng lực và tự tin để đảm đương công việc? Quan điểm quản trị nào sẽ phù hợp với ngành nghề và nhân viên của bạn? Việc đánh đồng rằng tất cả nhân viên đều cần sếp định hướng công việc sẽ dẫn đến tình trạng quản lý vi mô. Nhưng tin tưởng và trao quyền mù quáng cho mọi nhân viên đều có năng lực giải quyết công việc lại có thể dẫn đến sai lầm. Nhà quản trị tạo ra sự cân bằng bằng cách xác định rõ cách thức quản trị phù hợp cho từng cá nhân và điều chỉnh khi cần.
Phương pháp quản lý vi mô có thể rút cạn sức sống của một tổ chức nhưng việc trao quyền thiếu kiểm soát cũng có thể gây nên nhiều hệ lụy. Một trong những cách tốt nhất để tạo ra được sự cân bằng lành mạnh đó là có một quy trình, hệ thống cung cấp phản hồi kịp thời và trung thực cho tất cả các cấp quản lý để họ có thể hiểu được tác động của mình lên đội ngũ. Cách này sẽ giúp các nhà quản trị có sự điều chỉnh kịp thời.
3. Đề cao tính minh bạch
Nhà quản trị cần hiểu rõ từng thành viên, từng dự án và từng đầu việc cụ thể. Và cách hữu hiệu để làm điều này đó là quan sát và đặt ra các câu hỏi đúng. Với mỗi thành viên trong nhóm, hãy thống nhất về tiến độ đánh giá công việc và xác định những nội dung sẽ thảo luận. Mục tiêu của nhà quản trị là hỗ trợ quá trình phát triển và cộng tác. Tần suất các cuộc họp đánh giá tiến độ công việc có thể thay đổi theo thời gian và tùy thuộc vào từng trường hợp, từng giai đoạn cụ thể.
Ngoài ra, tính minh bạch còn được thể hiện rõ ràng trong công việc. Với một kế hoạch công việc chi tiết, các nhân viên trong một nhóm có thể thấy được năng suất làm việc của mình lẫn đồng nghiệp. Từ đó, sẽ có một ảnh hưởng tích cực đối với mục tiêu chung của công việc. Và nhân viên sẽ có động lực tiến về phía trước để không trở thành gánh nặng của cả đội nhóm. Cách làm này vừa tạo ra sự minh bạch lẫn thúc đẩy năng suất làm việc lên một tầm cao mới.
4. Hãy xem nhân viên là “một gia đình”
Hãy cho nhân viên thấy rằng bạn ở đó để hỗ trợ chứ không phải chỉ là quản lý. Và đó cũng chính là chìa khóa để xây dựng một mối quan hệ bền chặt và lành mạnh ngay từ đầu giữa nhà quản trị và nhân viên. Hãy giúp nhân viên hiểu được bạn sẵn sàng trở thành nguồn lực giúp họ đạt được mục tiêu chung lẫn cá nhân. Cách này giúp nhân viên phát huy được quyền làm chủ và xây dựng tinh thần tập thể cùng hướng tới mục tiêu chung là kết quả của công việc.
Trước tiên, nhà quản lý cần tìm hiểu năng lực cốt lõi, kinh nghiệm và phong cách làm việc của từng thành viên. Cách này sẽ giúp xác định được mức độ tin tưởng và kiểm soát cần áp dụng cho từng nhân viên. Quan trọng là bạn phải đặt ra kỳ vọng và mục tiêu có thể đo lường được ngay từ đầu. Từ đó, dựa vào hiệu suất trong quá trình thực hiện để mang đến sự giúp đỡ phù hợp cho nhân viên.
5. Xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp
– Xác định rõ người chịu trách nhiệm và quy trình ra quyết định:
Hãy xác định rõ thế nào là hiệu quả và thành công trong công việc. Bạn cần truyền đạt rõ ràng về quyền hạn và các quyết định mà thành viên trong nhóm có thể đưa ra mà không cần thông qua cấp quản lý. Ngoài ra, hãy thống nhất về cách thức đo lường mức độ thành công và trách nhiệm cá nhân để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng. Nhà quản trị cần xác định quy trình làm việc cụ thể để nhân viên biết mình phải làm gì và làm như thế nào. Đó cũng là một cách để bạn thể hiện niềm tin với nhân viên của mình và trao quyền nhiều hơn cho họ.
– Xây dựng văn hóa chịu trách nhiệm:
Đưa tinh thần chịu trách nhiệm vào văn hóa làm việc của công ty sẽ giúp nhà quản trị cân đối giữa niềm tin mù quáng và quản lý vi mô. Sau mỗi buổi họp, nhà quản trị cần đảm bảo rằng mình đã truyền đạt rõ ràng về các kỳ vọng, mục tiêu có thể đo lường và người chịu trách nhiệm chính cho các đầu việc. Cách này giúp các nhà quản trị không sa đà vào phương pháp quản lý vi mô mà trở thành một huấn luyện viên tài tình cho đội ngũ.
6. Lãnh đạo bằng chánh niệm và khả năng tự nhận thức
Nhà quản trị trong thời đại mới cần phát triển khả năng lãnh đạo với sự tự nhận thức và tác động đến kết quả công việc trong khi vẫn lưu tâm đến các động lực phát triển của nhóm. Đây là hành trình nội tâm mà các nhà quản lý nên thực hiện. Việc nắm vững nghệ thuật thiết lập mục tiêu và tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm thử nghiệm các phương pháp tiếp cận công việc linh hoạt sẽ tạo ra sự cân bằng và xây dựng lòng tin với nhân viên. Hướng dẫn đội nhóm hướng tới những lựa chọn bền vững và phù hợp với mục tiêu là chìa khóa cho mọi vấn đề.
7. Trở thành một nhà quản trị có kế hoạch
– Lên lịch cho các buổi họp cập nhật tiến độ: Nhà quản trị cần lên lịch cụ thể cho các buổi họp cập nhật tiến độ và xem nó như một phần của việc trao quyền. Đừng nhầm lẫn giữa những buổi họp này, vốn là quy trình cần thiết, với phương pháp quản lý vi mô. Quản lý vi mô là khi có quá nhiều buổi họp và sự giám sát chi li không cần thiết. Nếu nhà quản trị đặt ra kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu và cách thức, thời gian cập nhật tiến độ dự án thì sẽ tránh được hành vi quản trị vi mô.
– Xây dựng hệ thống quản lý dự án tối ưu: Việc xây dựng một hệ thống quản lý dự án tối ưu sẽ cho phép nhà quản trị nắm được tiến độ công việc lẫn những điều cần cải thiện mà không cần trực tiếp họp với từng nhân viên hay cả nhóm. Đây là chìa khóa cho công cuộc quản trị thành công. Tương tự, việc xây dựng kênh giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ công việc tin cậy dựa trên sự minh bạch và thông tin rõ ràng.
Tin tưởng mù quáng lẫn quản lý vi mô đều gây nên những hệ lụy trong quá trình quản lý. Một nhà lãnh đạo giỏi cần cân bằng giữa hai yếu tố này để thúc đẩy hiệu suất công việc và tạo được lòng tin với nhân viên. Cách hữu hiệu là hiểu rõ đội nhóm, xác định mục tiêu, trách nhiệm lẫn các yếu tố đo lường, thống nhất tần suất giám sát, xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả và điều chỉnh khi cần.
Tạp chí Nữ Doanh Nhân tổng hợp | Ảnh: Internet
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: