Lắng nghe chủ động: “Điều kiện cần” của một vị sếp giỏi

Dưới đây là 9 mẹo giúp các nhà quản trị trở thành người chủ động lắng nghe trong quá trình chèo lái con thuyền doanh nghiệp đến bến bờ thành công trong giai đoạn hậu Covid-19.

Kỹ năng lắng nghe của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chưa bao giờ quan trọng và đầy thử thách hơn lúc này. Khi việc chuyển đổi các hình thức làm việc truyền thống sang làm việc tại nhà hoặc “hybrid work” – mô hình làm việc linh hoạt giữa văn phòng và tại nhà (giải thích thuật ngữ) đang trở thành một xu thế toàn cầu. Làm việc từ xa đồng nghĩa chúng ta rơi vào “điểm mù” của những tín hiệu phi ngôn ngữ – yếu tố quan trọng trong các cuộc trò chuyện trực tiếp trước đây. Nếu người lãnh đạo không lắng nghe và phản hồi thấu đáo các mối quan tâm của nhân viên trong đội ngũ thì dễ dẫn đến tình trạng nghỉ việc. Và tỷ lệ nghỉ việc cao nhất lại thường nằm ở những nhân viên ưu tú nhất – những người có thể mang theo khách hàng lẫn dự án của công ty cùng ra đi. Đây là một rủi ro lớn cho quá trình quản trị doanh nghiệp. 

Mặc dù lắng nghe hiệu quả là một kỹ năng luôn được đánh giá cao, nhưng nó lại hiếm khi được đào tạo một cách bài bản, ngoài các khóa đào tạo cho chuyên viên trị liệu tâm lý. Một nghiên cứu được thực hiện năm 2015 cho thấy rằng trong khi 78% trường đào tạo kinh doanh xem “kỹ năng thuyết trình” như một mục tiêu cần đạt được trong quá trình học tập thì chỉ có 11% trong số các trường này xác định rõ ràng “kỹ năng lắng nghe” như một mục tiêu đào tạo của mình.

Trong bài viết này, hãy cùng Tạp chí Nữ Doanh Nhân tìm hiểu thế nào là lắng nghe hiệu quả và các bí kíp để cải thiện kỹ năng lắng nghe với vai trò của một người quản lý trong môi trường công sở hậu Covid-19.

quản trị bằng lắng nghe chủ động

“Lắng nghe chủ động – Active Listening”

Yếu tố vàng cho một cuộc trò chuyện chất lượng

Một người tham gia vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào đều có hai mục tiêu chính: thứ nhất, hiểu được những gì đối phương đang truyền đạt (cả ý nghĩa lẫn cảm xúc ẩn sau đó) và thứ hai là thể hiện sự thích thú, tương tác và quan tâm đến người đối diện. Mục tiêu thứ hai này không phải đơn thuần chỉ xuất phát từ lòng tốt, sự tử tế của người nghe mà còn là một điều kiện đủ cho bất kỳ cuộc chuyện trò chất lượng nào. Vì nếu người nói không cảm thấy mình đang được lắng nghe đúng mức thì họ sẽ muốn ngừng việc chia sẻ thông tin. Đó gọi là “Lắng nghe chủ động – Active Listening”. Việc lắng nghe chủ động bao hàm ba khía cạnh quan trọng:

Nhận thức – Cognitive: Sự chú ý đến tất cả thông tin, kể cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng mà bạn đang nhận được từ người nói để hiểu và tích hợp các thông tin.

Tình cảm – Emotional: Giữ được sự bình tĩnh và cảm thông trong cuộc trò chuyện, bao gồm việc quản trị các phản ứng, cảm xúc mà bạn có thể gặp phải như khó chịu hay buồn chán.

Hành vi – Behavioral: Truyền đạt sự quan tâm và thấu hiểu qua các dấu hiệu ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.

Để có được khả năng lắng nghe tích cực, chủ động đòi hỏi bạn phải nỗ lực rèn luyện lâu dài. Tuy nhiên, chỉ cần một vài sự cải thiện nhỏ cũng có thể tạo khác biệt to lớn trong quá trình phát triển kỹ năng lắng nghe hiệu quả. Dưới đây là 9 mẹo hữu ích bạn có thể học hỏi.

8888888

1Lặp lại các từ cuối trong câu trước của người nói

Hãy thử thực hiện cách thức đơn giản nhưng hiệu quả này trong lần trò chuyện kế tiếp. Cách này khiến đối phương cảm thấy được lắng nghe và giúp bạn dễ dàng tập trung và theo kịp nội dung cuộc trò chuyện đang diễn ra. Nó cũng giúp tạo ra những khoảng nghỉ ngắn giúp cả người nói lẫn người nghe tổng hợp các suy nghĩ của mình và phục hồi cảm xúc hiệu quả.

8888888

2Đừng diễn giải lại ý của người khác theo cách hiểu của mình

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng việc lặp lại trực tiếp lời người khác nói mang lại hiệu quả trong giao tiếp, tuy đôi khi nó không được tự nhiên. Nhưng việc diễn giải lại ý của người nói theo cách hiểu chủ quan của bạn có thể gây ra hiểu lầm về mặt tình cảm và tạo gánh nặng tinh thần cho cả hai người trong quá trình giao tiếp. Hãy chỉ sử dụng công cụ này khi bạn cần xác nhận lại khả năng thấu hiểu các thông tin của mình và hãy thực hiện nó một cách thật rõ ràng và lịch sự. Mẫu câu bạn có thể dùng lúc này đó là: “Không biết tôi hiểu lời bạn nói như thế này đã đúng chưa nhỉ?”.

8888888

3Thể hiện tín hiệu phi ngôn ngữ một cách tự nhiên

Giao tiếp bằng mắt, hướng cơ thể về phía người nói, gật đầu nhẹ hay các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ khác là rất quan trọng trong quá trình lắng nghe. Nhưng hãy thể hiện chúng một cách tự nhiên chứ đừng gượng ép mình phải giao tiếp bằng mắt quá thường xuyên gây phản tác dụng, khiến bạn dễ bị phân tâm hơn. 

Cách thức này đòi hỏi bạn phải rèn luyện và thay đổi thói quen giao tiếp trong một khoảng thời gian phù hợp. Thay vào đó, nếu bạn là người không giỏi thể hiện tín hiệu phi ngôn ngữ của cơ thể thì bạn có thể chủ động và chân thành giải thích điều đó với người nói và mong họ hãy thông cảm.

quản trị bằng lắng nghe chủ động

8888888

4Chú ý đến những cử chỉ và thái độ của người nói

Hãy nhớ rằng kỹ năng lắng nghe chủ động có nghĩa là bạn cần chú ý đến cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng hay các ẩn ý mà người nói đang muốn truyền đạt đến bạn. Các tín hiệu phi ngôn ngữ quan trọng của người nói như giọng nói, tông giọng, nét mặt hay ngôn ngữ cơ thể thường chính là nơi thể hiện rõ nét nhất động cơ lẫn cảm xúc ẩn sâu.

8888888

5Hãy đặt nhiều câu hỏi hơn

Việc đặt nhiều câu hỏi hơn trong và sau quá trình giao tiếp vừa giúp người nói cảm thấy được lắng nghe sâu, vừa đảm bảo rằng bạn hiểu được đầy đủ và trọn vẹn thông điệp họ muốn truyền đạt mà không gây ra bất kỳ sự hiểu lầm đáng tiếc nào. Việc đặt câu hỏi đúng và đủ còn là một bước quan trọng đóng vai trò đảm bảo các chi tiết quan trọng của cuộc trò chuyện không bị bỏ qua.

8888888

6Giảm thiểu sự phân tâm trong quá trình giao tiếp

Để quá trình giao tiếp diễn ra hiệu quả, chúng ta thường cố gắng giảm thiểu các yếu tố gây nhiễu đến từ ngoại cảnh như tiếng ồn, chuông điện thoại hay sự chen ngang của người khác. Tuy nhiên, việc giảm thiểu yếu tố gây nhiễu đến từ bên trong chính chúng ta còn quan trọng hơn gấp nhiều lần. 

Nếu trong quá trình lắng nghe mà đầu óc bạn lại đang mông lung nghĩ đến những chủ đề khác thì quá trình giao tiếp cũng mất đi tính hiệu quả. Hãy luôn cảnh giác và rèn luyện khả năng tập trung, nhận thức cao độ trong quá trình giao tiếp. Còn nếu bạn biết chắc rằng cuộc trò chuyện sắp tới sẽ gây khó chịu và dễ khiến bạn phân tâm thì hay cố gắng hít thở sâu để lấy lại sự bình tĩnh trước khi đối diện với nó. Như thế thì bạn sẽ có được sự tự tin và khả năng tập trung cao trong suốt quá trình giao tiếp dù kết quả có như thế nào.

8888888

7Không ngại thừa nhận thiếu sót của bản thân

Bạn phải tham gia một cuộc họp hay cuộc trò chuyện mà mình không phải đối tượng truyền đạt chính? Bạn đã kiệt sức sau hàng tá cuộc họp lớn nhỏ đầy căng thẳng trước đó? Bạn không phải chuyên gia trong chủ đề đang được thảo luận hay vì bất kỳ một lý do nào khác? Hãy chủ động thừa nhận và giải thích trước cho người khác ngay lập tức. Còn nếu bạn bị mất tập trung, không theo kịp hay chưa hiểu rõ thông tin người nói đang truyền đạt thì hãy thẳng thắn nói rằng mình chưa hiểu và phiền họ vui lòng giải thích lại một lần nữa. 

quản trị bằng lắng nghe chủ động

8888888

8Đừng diễn tập phản ứng hay câu trả lời của bạn trong đầu khi người khác đang nói

Thay vào đó, hãy tạm dừng một chút sau khi họ nói xong để tổng hợp và phân tích các suy nghĩ của bạn. Điều này sẽ đòi hỏi một nỗ lực có ý thức trong quá trình giao tiếp. Trong khi lắng nghe, chúng ta có thể suy nghĩ nhanh hơn gấp bốn lần so với người khác khi họ đang nói. Vì thế, bạn có đủ năng lực trí não để phân tích sâu sắc hơn khi ở trong vị thế là người lắng nghe. Hãy kiên nhẫn tận dụng ưu điểm này để lắng nghe một cách chủ động, hiệu quả và tiếp nhận nhiều thông tin hữu ích nhất có thể. 

8888888

9Theo dõi và quản trị cảm xúc của bản thân

Trong quá trình lắng nghe, nếu bạn cảm thấy xúc động thì hãy chủ động làm chậm nhịp độ của cuộc trò chuyện. Hãy lặp lại ý hoặc từ ngữ của người nói nhiều hơn và chú ý điều chỉnh nhịp thở của mình. Vì bạn không muốn phản ứng lại theo cách thức khiến người nói cảm thấy chán nản hoặc không được tôn trọng. Và bạn cũng không muốn rơi vào tình trạng thể hiện thái độ quá rõ ràng với điều mình không muốn nghe hay có cử chỉ né tránh hoặc thậm chí là buột miệng tranh cãi về chủ đề đang được đề cập. Vì thế, việc quản trị cảm xúc và cử chỉ của mình trong quá trình lắng nghe là một bước quan trọng giúp bạn chinh phục kỹ năng này một cách hiệu quả. 

***

Hơn bao giờ hết, lúc này chính là thời gian chúng ta cần dành ra thời gian để lắng nghe nhau một cách hiệu quả nhất. Lắng nghe chủ động, hiệu quả đã và đang trở thành một kỹ năng quan trọng hơn bao giờ hết trong giai đoạn hậu Covid-19 đối với bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào. Hãy dành sự quan tâm cần thiết đến người hỏi chứ không chỉ là bản thân câu hỏi. Bây giờ chính là lúc để các nhà lãnh đạo, các nhà quản trị doanh nghiệp cần thực sự lắng nghe các nhân viên trong đội ngũ của mình để hiểu rõ bối cảnh thực tế lẫn tâm tư, nguyện vọng, đề xuất của họ, tránh xa những câu trả lời chung chung để nhận ra những hạn chế trong quá trình quản trị của mình, đón nhận những ý tưởng sáng tạo và tiến hành cải tổ công việc kinh doanh sao cho phù hợp nhất.

Tạp chí Nữ Doanh Nhân tổng hợp – Ảnh: Internet

Có thể bạn quan tâm: