An MiKhi đến công ty mỗi ngày, một “nghi thức” không thể thiếu để gắn kết tình đồng nghiệp là những lúc nói chuyện phiếm. Thế nhưng, trong thời buổi mọi người phải làm việc tại nhà vì đang là F0 hoặc không-nhất-thiết phải đến công ty thường xuyên như trước“, thì việc tăng cường kết nối giữa các nhân viên được chú trọng nhiều hơn. Làm thế nào để nhân viên có thể duy trì hoạt động tán gẫu thân tình đó dù “mỗi người mỗi nẻo”?
Những cuộc chuyện phiếm bên lề công việc vốn là một hình thức giao tiếp hiệu quả giúp các cá nhân trong một tổ chức có thể gần gũi và thân thiện với nhau hơn. Mặc dù đó chỉ là những cuộc trao đổi hay gặp gỡ thoáng qua nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong đời sống tinh thần của nhân viên nơi công sở, giúp họ cảm thấy là một phần của tập thể, được quan tâm và gắn kết về mặt cảm xúc. Từ đó, nhân viên sẽ dễ dàng bắt nhịp khi chuyển sang các chủ đề nghiêm túc hơn như: bàn bạc, đàm phán, thuyết trình, phỏng vấn hay báo cáo.
Với ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 và nhiều lần giãn cách xã hội, nhiều doanh nghiệp phải bắt buộc lựa chọn hình thức làm việc tại nhà, và nhân viên cũng mất đi cơ hội “buôn chuyện” trực tiếp với đồng nghiệp, khiến họ cảm thấy cô đơn hơn. Nhiều nghiên cứu ở các quốc gia trên thế giới trong năm qua đã cho thấy, khi thời gian làm việc tại nhà càng nhiều lên theo yêu cầu giãn cách, thì tỷ lệ nhân viên có vấn đề về sức khỏe tinh thần, đặc biệt là có cảm giác thiếu kết nối với đồng nghiệp càng tăng lên đáng kể.
Là nhà quản trị doanh nghiệp, trong giai đoạn này thay vì chỉ sử dụng các công cụ trực tuyến để trao đổi công việc, bạn nên tận dụng những nền tảng online đó để tạo cơ hội cho nhân viên duy trì văn hóa chuyện phiếm công sở một cách tích cực. Cụ thể hơn chúng ta nên làm điều đó như thế nào?
Những mẩu chuyện giữa đồng nghiệp giúp khơi dậy tinh thần hợp tác, cải thiện khả năng sáng tạo, đổi mới và tăng chất lượng lao động. Nhiều nhân viên nói rằng những cuộc chuyện trò còn tiếp thêm sinh lực, giúp họ cảm thấy mình được thấu hiểu, sẻ chia và mang đến cảm giác “mình tồn tại”.Khi nhân viên có cơ hội trò chuyện với nhau, họ sẽ tăng cảm xúc tích cực và ít bị kiệt sức, họ cũng sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp hơn. Trong hoạt động chuyện phiếm nơi công sở, không phải không có những biểu hiện tiêu cực khi nhân viên có thể bị sa đà làm mất thời gian, giảm tập trung trong công việc, từ đó gây hạn chế trong việc hỗ trợ đồng nghiệp. Tuy nhiên, nhiều chuyên gia đều đồng ý rằng những mặt tích cực của văn hóa chuyện phiếm vẫn đóng vai trò vượt trội hơn, trong khi các tác động tiêu cực lại hoàn toàn có thể được kiểm soát nếu chúng ta có cách quản lý phù hợp.
Chỉ vì nhân viên phải làm việc từ xa không có nghĩa là những cuộc trò chuyện thông thường trở nên kém quan trọng. Những câu hỏi thăm sức khỏe, bình luận về thời tiết, tin nóng trong ngày, về những sở thích hay các hoạt động mùa dịch của gia đình có vẻ không liên quan đến công việc chuyên môn, nhưng đó lại là cách nhân viên giữ kết nối và xây dựng mối quan hệ cộng sự tích cực. Khi xem xét chiến lược làm việc từ xa, các nhà quản trị phải luôn dự trù cho vấn đề này, tìm cách tích hợp văn hóa chuyện phiếm vào hệ sinh thái trực tuyến của doanh nghiệp.
Các nhà điều hành nên chủ động tạo ra các kênh giao tiếp riêng biệt cho công việc và không gian trực tuyết riêng cho các cuộc trò chuyện thông thường. Cách này sẽ giúp nhân viên phân định rõ ràng giới hạn, khuyến khích các cuộc nói chuyện thân mật nhưng vẫn đảm bảo không gây phân tâm khi làm việc. Trên các nền tảng quản lý công việc từ xa, ngoài group chat dành riêng cho công việc, người quản lý còn có thể tạo ra các nhóm không chính thức, nơi nhân viên có thể chia sẻ nhiều thông tin thú vị bên lề công việc của họ. Đó có thể là công thức nấu ăn, rèn luyện sức khỏe, những cuốn sách, bộ phim hay, câu chuyện sáng tạo, cập nhật công nghệ mới hay hình ảnh vui sưu tầm trên mạng. Đặc biệt, khi sếp có thể cùng tham gia và chia sẻ những quan điểm cá nhân trong cuộc trò chuyện đó, điều này còn giúp cho nhân viên đồng cảm và gắn kết với quản lý của họ nhiều hơn.
Ảnh: Brooke Cagle
Khi mọi người thường xuyên gặp mặt nhau ở công ty, các buổi họp thường là khoảng thời gian chỉ dành riêng cho công việc. Nhưng khi làm việc tại nhà, các cuộc họp trực tuyến lại trở thành cơ hội duy nhất để các thành viên nhìn thấy và trò chuyện với nhau. Vì thế, người lãnh đạo hoặc trưởng nhóm hãy biến những đoạn chuyện trò thân mật này trở thành một phần quan trọng trong các buổi họp trực tuyến, từ đó giúp nhân viên duy trì cảm xúc tích cực.
Người quản lý có thể bắt đầu cuộc họp “online” bằng lời chào hỏi thân tình, cập nhật tình hình công việc, cuộc sống, cảm xúc hiện tại của từng nhân viên hoặc cùng chia sẻ những mẫu chuyện thú vị, mới mẻ. Sau khi đã “làm ấm” bầu không khí, người quản lý có thể tiếp tục thực hiện phần chính của buổi họp. Khi làm việc tại nhà, ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân của nhân viên trở nên mong manh hơn. Do không có sự phân tách rõ ràng nên nhiều người phải “vật lộn” để xoay chuyển giữa hai thái cực này. Chính những cuộc chuyện phiếm nhẹ nhàng ban đầu có thể giúp mọi người dễ dàng thoát khỏi vai trò gia đình, bắt nhịp tư duy làm việc, lấy lại sự hào hứng và duy trì nó trong suốt buổi họp.
Trước đây, các hình thức sinh hoạt nội bộ như happy hour, team building, company trip, hội thảo, hội thao hay tiệc nhẹ chiều thứ sáu… là những hoạt động thường được người quản lý áp dụng để gắn kết nhân viên. Chúng đóng vai trò quan trọng giúp nhân viên cảm thấy được thư giãn, kết nối, chia sẻ và trở thành một phần của tập thể. Vì thế, dù phải làm việc từ xa, người quản lý cũng nên duy trì các hoạt động này một cách linh hoạt và phù hợp.
Người quản lý có thể tổ chức happy hour “online” vào mỗi chiều thứ sáu, khi mỗi nhân viên có thể cùng đăng nhập để chơi một game thực tế ảo. Một gợi ý khác cũng thú vị là tổ chức các tour… tham quan nhà trực tuyến. Đây là cách thức hữu hiệu và vui vẻ để mỗi người giới thiệu với đồng nghiệp về góc làm việc tại gia, cách décor nhà cửa, những bộ sưu tập cá nhân hay chỉ để khoe chú cún cưng. Những buổi tiệc ảo vào chiều thứ sáu sau khi xong việc cũng là ý tưởng không tồi, khi mọi người vừa tham gia “video chat” vừa nhâm nhi vài ly vang và “tám tít” chuyện phiếm.
Đó là những cách thức vô cùng sáng tạo giúp nhân viên có thể duy trì kết nối, giúp họ thấy rằng mình luôn nhận được sự quan tâm, thấu hiểu và hỗ trợ của sếp lẫn tập thể khi cần, dù là gặp nhau trực tiếp hay làm việc từ xa. Từ đó, nhân viên sẽ không còn cảm thấy bị cô lập, giúp thúc đẩy tinh thần làm việc và nâng cao năng suất lao động.
Ảnh: Unsplash
Việc gì cũng cần có nguyên tắc, và “buôn chuyện” cũng cần có những quy định văn minh. Nguyên tắc hàng đầu cho văn hóa chuyện phiếm lành mạnh giữa các đồng nghiệp với nhau là không nói quá nhiều, không nói xấu người khác, không bàn chuyện công việc và không hỏi về tài chính cá nhân. Xét về góc độ quản lý, như đã đề cập những cuộc chuyện phiếm nơi công sở cũng có nhiều mặt tiêu cực, và điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải kiểm soát được hoạt động này. Những cuộc chuyện trò phải lịch sự, thân tình nhưng trung lập và tôn trọng quan điểm riêng của nhau chứ không nên áp đặt, chỉ trích hay phê phán.
Do đó, ngay từ đầu người quản lý nên thiết lập các “nguyên tắc giao tiếp” với nhân viên và giữa các nhân viên với nhau khi bắt đầu triển khai hoạt động “work from home”. Khi làm việc từ xa, nhân viên sẽ trao đổi hiệu quả và đạt sự hài lòng cao hơn nếu cấp quản lý đặt rõ các nguyên tắc, kỳ vọng cho chất lượng giao tiếp như: những nội dung nên và không nên trao đổi, cách thức liên lạc, tần suất phản hồi và thời gian làm việc. Nếu không thống nhất những tiêu chuẩn chung, mọi người sẽ không biết được khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế nên dễ dẫn đến thất vọng từ cả hai phía. Trong vai trò người quản lý, bạn cũng cần theo dõi sự giao tiếp giữa nhân viên trong phạm vi cho phép để đảm bảo rằng mọi người đang chia sẻ những thông tin cần thiết, thích hợp, có ý nghĩa tích cực và nhanh chóng có biện pháp điều chỉnh khi cần.
Bài viết độc quyền của Tạp chí Nữ Doanh Nhân | Ảnh: Internet
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: