Smartphone, đâu chỉ để giải trí

Smartphone ngày càng thông minh. Và chính vì nó ngày càng thông minh nên chẳng có lý do gì để không sử dụng “bộ óc” của nó phục vụ cho việc xử lý và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Evernote – Ghi chú mọi lúc

Evernote đã quá nổi tiếng bởi khả năng chạy trên nhiều nền tảng và khả năng đồng bộ từ máy tính, smartphone, tablet. Có thể hình dung thế này, khi họp bạn có thể take note bằng laptop, về nhà khi bất chợt nảy ra ý tưởng có thể dùng Evernote trên iPad, khi dịch chuyển, có thể rút điện thoại ra ghi chú. Evernote sẽ tự động đồng bộ trên server của mình. Nếu cùng một tài khoản Evernote trên smartphone, máy tính, tablet, bạn có thể thao tác rồi xem những ghi chú đó dù đã được thực hiện ở bất kì đâu, trên bất kì phương tiện nào. Điểm cộng nữa của Evernote chính là khả năng đính kèm bất kì tệp file ở bất kì định dạng nào vào ghi chú, file ảnh, file PDF, file word… Ngoài ra, người dùng Evernote có thể chia sẻ những file ghi chú đó cho từng cá nhân/nhóm hay tạo các link giữa các ghi chú thậm chí cả mã hóa để đảm bảo tính bảo mật.

Evernote chạy được trên nền tảng iOS, Android, BlackBerry, Windows. Với bản dùng miễn phí, dung lượng lưu trữ hàng tháng tối đa là 60MB, tổng dung lượng trong một lần ghi chú không quá 25MB.

Kinh nghiệm: Hãy ghi chú bất cứ khi nào có thể. Càng những ý tưởng bất chợt nảy ra trong đầu càng cần nên lưu lại.

• Xem thêm: Ứng dụng không nên bỏ lỡ

To Do List – Lên kế hoạch

Nếu bạn là người hay quên, hoặc có quá nhiều việc thì những ứng dụng này là trợ lý hoàn hảo. Với nền tảng iOS, hãy sử dụng trình Reminders có sẵn, với Android hãy tải Any.Do, Windows Phone là To-Do Prime, Blackberry là ứng dụng Remember.

Về cơ bản, ứng dụng dạng này sẽ giúp bạn giải phóng bộ nhớ của bộ não bằng cách giao cho smartphone ghi chú lại những việc bạn định làm, ngày giờ phải hoàn thiện, địa điểm cần đến… Nhiệm vụ của nó là lưu lại và đến giờ đó, ngày đó sẽ tự động thông báo cho bạn bằng chuông hoặc giọng nói.

Kinh nghiệm: Đừng ôm đồm tất cả mọi việc vào mình. Người thành công luôn biết sử dụng sức mạnh tập thể và ưu điểm của cả những thứ quanh họ.

MailTracker – Hiểu hơn về đối phương

Đây có lẽ là một trong những ứng dụng thú vị mà bạn nên biết. Cái hay của ứng dụng này chính ở chỗ, nó cho bạn biết người nhận email của bạn đã đọc nó hay chưa. Thậm chí Mailtracker còn thông báo việc đó cụ thể đến mức, người nhận mail đã đọc nó vào lúc mấy giờ, đọc và xem nó trong bao nhiêu lần. Điều này không quyết định được điều gì nhưng ít nhất nó cũng cho người gửi biết đối tác của họ đang quan tâm đến họ như thế nào.

Kinh nghiệm: Sự chủ động không bao giờ là thừa, càng chủ động, bạn càng dễ tiến đến thắng lợi hơn.

Slack – Trao đổi mọi lúc mọi nơi

Không phải ngẫu nhiên Slack là một trong những ứng dụng miễn phí nhưng lại có mức doanh thu lên tới cả tỷ đô. Với xu thế làm việc di động hiện nay, Slack quả là một lựa chọn khôn ngoan để kết nối, trao đổi, cập nhật thông tin giữa các thành viên trong nhóm.

Slack ngày càng được yêu thích thay cho Skype hay Viber chính bởi các công cụ nhắn tin tức thời nhưng đơn giản, các phòng chat linh động được tạo ra theo từng chủ đề nhóm riêng biệt và được mở ra cho tất cả mọi người trong nhóm với toàn bộ nội dung trao đổi sẽ hiển thị lên bảng điện tử để các thành viên có thể xem. Một ưu điểm khác nữa của Slack là khả năng chia sẻ, upload files, sửa nội dung tệp tin, sử dụng các ứng dụng văn phòng… đặc biệt là việc tìm kiếm trên Slack rất đơn giản nhưng hiệu quả vì Slack tích hợp tốt với hầu hết các công cụ khác.

Kinh nghiệm: Thành công sẽ tìm đến những người biết chia sẻ và biết nắm bắt.

• Xem thêm: Bảo mật smartphone, đừng xem nhẹ!

Trello – Quản lý dự án

Slack và Trello có thể coi là một bộ đôi tiện ích cho các thiết bị di động. Nói một cách dễ hiểu nhất, Trello là một công cụ quản lý, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng biết được những đầu việc, ai đang làm gì và tiến độ đến đâu.

Với các thành phần như Card – thẻ thông tin có title, description; List – tổng hợp các card thuộc chung một tình trạng hoặc một tích chất như List Doing, List Done; Board với nhiều list để chia tình trạng của những đầu việc; Organization – tổng hợp những board. Cách phân chia một cách hệ thống nhưng đơn giản chính là một trong những ưu điểm của Trello. Ngoài phiên bản dùng miễn phí với những công cụ cơ bản, Trello còn có bản Business với mức phí khoảng 50$/tháng cho cả công ty.

Kinh nghiệm: Càng hệ thống càng giảm đi sự rườm rà không đáng có.

Bài viết và hình ảnh độc quyền của Tạp chí NỮ DOANH NHÂN