Hien DangKỹ năng giao tiếp đang trở thành yếu tố then chốt tạo nên sự khác biệt của một nhà lãnh đạo. Không ồn ào như những chiến lược hay quyết định táo bạo, giao tiếp âm thầm nhưng mạnh mẽ, giúp kết nối đội ngũ, truyền cảm hứng và duy trì sự gắn kết trong tổ chức. Đó chính là vũ khí thầm lặng mà nhiều lãnh đạo thành công luôn biết cách sử dụng đúng lúc, đúng chỗ.
Trong bối cảnh quản trị hiện đại, quyền lực thực sự của một nhà lãnh đạo không đơn thuần xuất phát từ chức danh hay thẩm quyền chính thức, mà thể hiện rõ qua cách họ giao tiếp. Một lời nhận xét tưởng chừng thoáng qua có thể định hình lại hướng đi chiến lược, một phát biểu bộc phát có thể làm lung lay tinh thần cả đội ngũ, trong khi một sự im lặng đúng thời điểm lại trở thành biểu hiện của bản lĩnh và sự vững vàng. Giao tiếp, vì vậy, không chỉ là công cụ truyền tải thông tin mà còn là phương tiện định hình niềm tin, khơi dậy cảm hứng và giữ vững sự ổn định trong tổ chức.
Từ việc cẩn trọng trong từng phát ngôn chiến lược, đến khả năng truyền tải quyền lực qua ngôn từ, hay kỹ năng điều hành các cuộc họp một cách hiệu quả – ba năng lực cốt lõi trong bài viết dưới đây đang trở thành tiêu chí không thể thiếu trong nghệ thuật giao tiếp của lãnh đạo hiện đại. Những kỹ năng tưởng chừng đơn giản này lại chính là nền tảng giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp duy trì niềm tin nội bộ, tạo dựng sự ổn định và thúc đẩy tổ chức phát triển bền vững.
Chỉnh sửa chiến lược: Tối giản ngôn từ, tối đa ảnh hưởng
Ở cấp điều hành, sự minh bạch là điều cần thiết nhưng nếu thiếu chọn lọc, nó có thể trở thành nguyên nhân gây nhiễu loạn. Nhiều CEO mới nhậm chức thường rơi vào “bẫy giao tiếp quá mức” với năm biểu hiện phổ biến: quá thẳng thắn, liên tục nảy ý tưởng mới, chia sẻ lo âu cá nhân, bộc bạch đời tư và sa đà vào chi tiết. Những kiểu giao tiếp này, dù vô tình hay chủ ý, đều có thể làm suy giảm uy tín và hiệu quả lãnh đạo.
Giải pháp nằm ở kỹ năng chỉnh sửa chiến lược, nghệ thuật lựa chọn điều cần nói, cách diễn đạt phù hợp và thời điểm lên tiếng hay im lặng. Lãnh đạo bản lĩnh hiểu rằng từng lời nói hoặc sự im lặng đều mang trọng lượng riêng. Họ xác định rõ đối tượng, mục tiêu và kết quả mong muốn trước khi phát ngôn. Trong trao đổi trực tiếp, nếu ý tưởng còn chưa chín muồi, việc tạm dừng để suy xét kỹ càng có thể hiệu quả hơn nhiều so với những phát biểu vội vàng. Thậm chí, trong một số tình huống, im lặng lại là chiến lược khôn ngoan nhất.
Không kém phần quan trọng là cách đóng khung thông điệp. Cùng một dữ liệu, nhưng nếu trình bày như một cơ hội thử nghiệm thay vì một nguy cơ tiềm ẩn, nhà lãnh đạo sẽ giữ được sự tin tưởng và tinh thần tích cực trong nội bộ. Trước những quyết định hệ trọng, việc “thử nghiệm áp lực” thông điệp với cố vấn tin cậy không chỉ giúp mài giũa nội dung mà còn trang bị cho người lãnh đạo sự sáng suốt và tự tin khi bước vào những cuộc họp then chốt.
Ngôn từ của quyền lực: Từ tầm nhìn đến hành động
Lịch sử từng chứng kiến nhiều nhà lãnh đạo có khả năng chinh phục trái tim hàng triệu người chỉ bằng sức mạnh của lời nói, từ Winston Churchill, Nelson Mandela hay Steve Jobs. Điểm chung của họ không nằm ở sự hoa mỹ trong diễn đạt, mà là khả năng biến ngôn từ thành quyền lực thực sự, một công cụ thể hiện tầm nhìn, khơi dậy hành động và truyền cảm hứng sâu sắc.
Một nhà lãnh đạo thực sự quyền lực không sa đà vào những phân tích dài dòng. Họ tập trung vào hành động, xác định rõ lựa chọn ưu tiên và nhanh chóng chốt phương án kèm theo kế hoạch cụ thể. Trước những dữ liệu tưởng chừng khô khan, họ biết cách khái quát hóa thành thông điệp có chiều sâu, từ đó mở rộng tầm nhìn cho cả tổ chức. Quan trọng hơn, họ sẵn sàng nhận trách nhiệm khi kết quả không như kỳ vọng, thay vì tìm cách đổ lỗi.
Trong giao tiếp, họ không cần nói quá nhiều để chứng minh giá trị bản thân. Họ đặt câu hỏi để hiểu người đối diện, đánh giá tình huống và khẳng định bản lĩnh thông qua sự điềm tĩnh. Trong các cuộc họp, người quyền lực nhất không phải là người nói nhiều nhất, mà là người kiểm soát nhịp độ thảo luận, khuyến khích ý kiến đa chiều và kết nối chúng thành hành động cụ thể. Với họ, ngôn từ không chỉ là phương tiện truyền tải thông tin, mà là biểu hiện của niềm tin, trách nhiệm và tầm nhìn.
Nghệ thuật dẫn dắt cuộc họp: Biến ý kiến thành kế hoạch
Nếu ngôn từ là vũ khí, thì phòng họp chính là nơi kiểm nghiệm năng lực giao tiếp thực sự của nhà lãnh đạo. Một cuộc họp tồi tệ không kết thúc khi đồng hồ điểm hết giờ, mà còn để lại “dư chấn” kéo dài khiến năng suất giảm sút, tinh thần kiệt quệ và niềm tin bị bào mòn.
Các chuyên gia quản trị cho rằng, một lãnh đạo hiệu quả không áp đảo cuộc họp bằng lời nói, mà biết điều phối nhịp độ và tạo không gian cho sự tham gia đa chiều. Thay vì tự mình nói hết, họ khuyến khích sự tham gia của mọi thành viên, để người khác dẫn dắt những phần phù hợp, đồng thời sử dụng công cụ tương tác để mọi người đều có tiếng nói. Danh sách tham dự được tối ưu, tập trung vào những người thực sự cần thiết, trong khi những người còn lại vẫn có thể đóng góp ý kiến từ trước hoặc tiếp nhận thông tin sau qua báo cáo. Chương trình họp cũng phải chuyển hóa thành những câu hỏi hành động cụ thể, thay vì chỉ là đề mục chung chung. Và quan trọng nhất, cuộc họp hiệu quả không kéo dài hơn mức cần thiết, và kết thúc bằng sự phân công trách nhiệm rõ ràng cùng bước đi tiếp theo được thống nhất.
Tuy nhiên, sự tham gia tích cực của đội ngũ không thể tự sinh ra, nó cần được dẫn dắt có chủ đích. Lãnh đạo nên định hình trước những hành vi giao tiếp mong đợi, chẳng hạn như biết lắng nghe, xây dựng, hỗ trợ lẫn nhau và chính họ phải là người nêu gương đầu tiên. Những hành vi tích cực cần được ghi nhận cụ thể, đúng lúc. Ngoài ra, việc cho phép đóng góp ý kiến bằng nhiều hình thức khác nhau, từ phát biểu trực tiếp đến phản hồi ẩn danh, hay luân phiên vai trò dẫn dắt, sẽ giúp cả những thành viên ít nói cũng có cơ hội thể hiện, từ đó tăng cường tinh thần trách nhiệm và sự gắn kết.
Trong bối cảnh hình thức làm việc từ xa ngày càng phổ biến, văn hóa họp đã trở thành một phần quan trọng của văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức phải xác định rõ khi nào nên họp, khi nào không cần họp. Đồng thời đào tạo những người dẫn họp chủ chốt và tận dụng dữ liệu từ nền tảng trực tuyến để cải thiện chất lượng. Bởi trong thời đại hiện nay, cách tổ chức một cuộc họp chính là cách tổ chức niềm tin trong doanh nghiệp.
***
Tất cả những phân tích trên cho thấy giao tiếp lãnh đạo không còn là kỹ năng bổ trợ, mà là năng lực cốt lõi có thể quyết định thành bại của cả tổ chức. Một nhà lãnh đạo xuất sắc không chỉ sở hữu tầm nhìn chiến lược, mà còn nắm rõ khi nào cần lên tiếng, khi nào nên im lặng, và quan trọng hơn, nói như thế nào để xây dựng niềm tin và khơi dậy cảm hứng. Họ không dùng ngôn từ để áp đảo mà để thể hiện bản lĩnh, dẫn dắt tổ chức bằng sự bình tĩnh và rõ ràng. Họ biết điều phối cuộc họp để biến trao đổi thành kết quả cụ thể, và quan trọng hơn hết, họ chỉnh sửa thông điệp trước khi phát ngôn để mỗi lời nói đều mang đến sự rõ ràng, tự tin và định hướng. Nói ít nhưng sắc bén, truyền đạt quyền lực bằng sự điềm đạm và thấu hiểu, đó chính là nghệ thuật giao tiếp của những nhà lãnh đạo kiên định, bản lĩnh và có tầm ảnh hưởng lâu dài.
****
7 chiến thuật truyền đạt quyền lực qua ngôn từ
Những chiến thuật mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể rèn luyện hằng ngày để có thể truyền đạt quyền lực qua ngôn từ.
- Ngắn gọn nhưng dứt khoát
Một trong những sai lầm phổ biến của lãnh đạo trẻ là diễn đạt quá dài dòng, nhiều mệnh đề và ngập ngừng trong việc đưa ra quyết định. Trong khi đó, quyền lực lại được cảm nhận rõ nét qua sự súc tích. Một câu nói ngắn gọn nhưng chứa đựng quyết đoán sẽ tạo cảm giác tin cậy mạnh mẽ hơn bất kỳ bài diễn thuyết dài dòng nào. Khi bạn nói “Chúng ta sẽ thử phương án này. Tôi chịu trách nhiệm kết quả”, người nghe lập tức cảm nhận được sự chắc chắn, khác hẳn với cách nói vòng vo kèm theo nhiều điều kiện, vốn chỉ làm loãng đi quyền lực của người lãnh đạo.
- Ngôn từ tích cực, hướng đến tương lai
Nhà lãnh đạo quyền lực không dừng lại ở việc chỉ ra cái sai, mà còn biết chỉ đường cho cái đúng. Những cụm từ tiêu cực như “không thể”, “khó khăn”, hay “nguy hiểm” dễ khiến bầu không khí trở nên nặng nề, còn những câu nói khẳng định hướng đi tương lai như: “Chúng ta sẽ tập trung để doanh thu tăng trưởng bền vững” lại thắp lên tinh thần tiến về phía trước. Khi ngôn từ mang tính kiến tạo và hướng giải pháp, lãnh đạo sẽ được nhìn nhận như người dẫn dắt, mở đường, thay vì chỉ là người cảnh báo.
- Nghệ thuật “khoảng lặng”
Trong những khoảnh khắc quan trọng, sự im lặng còn mạnh mẽ hơn cả lời nói. Việc dừng lại một đến hai giây sau một ý quan trọng giúp người nghe có thời gian hấp thụ, đồng thời tạo sự trang trọng cho thông điệp. Khi một lãnh đạo phát biểu: “Thành công của chúng ta… sẽ đến từ sự đoàn kết và kỷ luật”, khoảng lặng ở giữa không chỉ làm câu nói nặng ký hơn, mà còn buộc khán phòng phải tập trung, khiến thông điệp trở thành một “mệnh lệnh ngầm” được khắc ghi sâu hơn.
- Storytelling và ẩn dụ truyền cảm hứng
Số liệu giúp thuyết phục lý trí, nhưng câu chuyện mới chạm đến trái tim. Một lãnh đạo quyền lực không chỉ đưa ra con số tăng trưởng hay biểu đồ, mà còn biết kể một câu chuyện hay sử dụng ẩn dụ để kết nối. Khi nói rằng: “Doanh nghiệp này giống như một con tàu. Tôi không chỉ muốn chúng ta cập bến an toàn, mà còn mở đường cho những hải trình mới”, người lãnh đạo đã biến một thông điệp chiến lược khô khan thành một hình ảnh giàu cảm xúc, khiến đội ngũ dễ nhớ, dễ cảm và dễ hành động.
- “Chúng ta” thay vì “Tôi”
Quyền lực trong lãnh đạo không chỉ nằm ở sự vượt trội cá nhân, mà còn ở khả năng kết nối tập thể. Một câu nói bắt đầu bằng “Tôi muốn” dễ vô tình đặt lãnh đạo ra ngoài tập thể, trong khi chỉ cần thay bằng “Chúng ta sẽ”, thông điệp lập tức trở thành tiếng nói chung, khơi dậy tinh thần đồng đội. Cách dùng ngôn từ bao hàm tập thể như: “Chúng ta sẽ cùng nhau đưa công ty bứt phá” thể hiện sức mạnh mềm của lãnh đạo, khiến quyền lực trở nên gần gũi và dễ được chấp nhận hơn.
- Quy tắc số ba
Trong hùng biện lãnh đạo, cấu trúc ba điểm được xem là công thức “vàng” giúp thông điệp trở nên súc tích, dễ nhớ và có nhịp điệu. Một bài phát biểu dài dòng với nhiều tầng lớp ý tưởng thường khiến người nghe lạc lối, nhưng khi lãnh đạo nói: “Để đạt được mục tiêu này, chúng ta cần ba điều: kỷ luật, đổi mới và đoàn kết”, khán giả sẽ dễ dàng ghi nhớ và liên tưởng. Sự lặp lại ba lần tạo ra tiết tấu, biến thông điệp trở thành một khẩu hiệu mạnh mẽ, mang dấu ấn của quyền lực ngôn từ.
- Đồng bộ trong giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể
Ngôn từ chỉ thực sự quyền lực khi được hậu thuẫn bởi giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể. Một câu nói với giọng trầm, tốc độ vừa phải, ánh mắt nhìn thẳng và bàn tay mở rộng để nhấn mạnh sẽ khác xa với một câu nói được thốt ra nhanh, cao giọng và thiếu kết nối bằng mắt. Khi lời nói và cơ thể đồng bộ, người nghe cảm nhận được sự tự tin và uy tín, và khi ấy, quyền lực được truyền tải không chỉ qua chữ nghĩa, mà qua cả sự hiện diện của người lãnh đạo.
Bài viết được phát hành trên ấn phẩm Nữ Doanh Nhân số 149.2025 | Text: NGỌC TRẦM | Design: KHANG PHẠM
Có thể bạn quan tâm: